Als MSI ben je het eerste aanspreekpunt voor alle medewerkers van de RvdK voor inkoopvragen en factuurafhandeling. Je bent verantwoordelijk voor het voeren van de inkoopadministratie in het financiële systeem Oracle EBS (Leonardo), dus je maakt bestelaanvragen aan, plaatst kleine bestellingen en houdt het inkoopdossier op orde. Daarnaast zorg je samen met de collega’s dat de facturen tijdig betaald worden. Hierbij heb je ook veel contact met interne klanten, onze centrale financiële administratie (CFA) en leveranciers.
Naast de werkzaamheden die direct toezien op het inkoopwerk, ben je ook medeverantwoordelijk voor de doorontwikkeling en professionalisering van het team als geheel. Hiervoor werken we met een teamplan en gerichte activiteiten, zoals bijvoorbeeld het opstellen van het teamopleidingsplan en de doorontwikkeling van contractbeheer. Iedereen binnen het team is verantwoordelijk voor het leveren van input op het teamplan en geeft ook uitvoering aan deze activiteiten.
Jouw taken zijn onder andere
- Het beantwoorden van verschillende inkoopvragen vanuit de gehele organisatie;
- Toetsing van de vraag aan de kaders en de eerste vaststelling van de te volgen inkoopprocedure;
- Het oppakken dan wel overdragen van adviesvragen over concrete inkoopwensen;
- Het plaatsen van bestellingen voor o.a. cadeaubonnen, bloemen en boeken;
- Het aanmaken van bestelaanvragen in Oracle EBS en zorgdragen voor dossiervorming;
- Opvragen van prestatieverklaringen en het invoeren ervan in Oracle EBS;
- Oplossen van uitvalfacturen en factuurblokkades;
- Het signaleren van knelpunten en verbeterpunten in de bestelprocessen en het doen van verbetervoorstellen;
- Het indienen van verzoeken aan het CFA voor factuurverwerking en/of het laten aanmaken van nieuwe leveranciers.