De identiteit van een verdachte onomstotelijk vaststellen, de geldigheid van een verblijfsvergunning checken, een vermoeden van kindermishandeling verifiëren: het zijn voorbeelden van maatschappelijke opgaven die het werk van Elisa Wagenaar, specialist Archiefbeheer, en Jacco den Dulk, manager cluster juridische zaken bij de Justitiële Informatiedienst (Justid) raken. Zij zorgen ervoor dat informatiehuishouding goed op orde is in justitiële ketens, zoals de strafrecht-, migratie- en jeugdketen.
Werken aan optimale informatiehuishouding in justitiële ketens
Elisa Wagenaar
Specialist archiefbeheer - Justitiële Informatiedienst
Publicatiedatum 20-10-2022
Informatiehuishouding justitiële ketens
‘Stel dat een veroordeelde zich meldt bij de penitentiaire inrichting en ineens niet goed wordt. Dan is het cruciaal dat het gevangenispersoneel al weet dat diegene diabetes heeft’, schetst Jacco. En zo zijn er nog veel meer mogelijke situaties van informatiehuishouding die goed door een keten heen moet stromen. En dan te bedenken dat justitiële ketens – de strafrecht-, migratie- en jeugdketen – complex zijn. Met veel interactie en afstemming tussen verschillende partners. Dossiers die van de ene naar de andere instantie gaan. De gemene deler? Het gaat altijd om informatie die strikt vertrouwelijk is en met veel zorg moet worden behandeld. Van vingerafdrukken tot informatie over gezinssituaties, van strafbladen tot gegevens over gedetineerden. Justid, onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid, zorgt ervoor dat de informatiehuishouding over de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plek beschikbaar is.
Centraal Digitaal Depot
De verschillende partners en organisaties in justitiële ketens moeten op een veilige manier digitaal informatie met elkaar uitwisselen. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van het Centraal Digitaal Depot (CDD+). Elisa: ‘Met als voordeel dat het document maar één keer wordt opgeslagen en vervolgens kan worden gedeeld met ketenpartners. Iedere organisatie bepaalt daarbij zelf wat ze deelt en met wie. We noemen dat enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik. Iedereen in een keten kan hetzelfde document ophalen, maar alleen met de juiste rechten eigen metadata daaraan toevoegen – die dan weer niet zichtbaar zijn voor andere ketenpartners.’ Zo is Justid spin in het web bij informatiehuishouding, vertelt Jacco.
‘Het ontrafelen van deze bewaarregels, daar valt bijna niet tegenop te programmeren. Vandaar ook dat op dit punt menselijke tussenkomst essentieel blijft’
Verduurzamen van informatiehuishouding
Naast een belangrijke functie in het primair proces, is het CDD+ ook essentieel als het gaat om een goede informatiehuishouding. Voor een transparante overheid moet informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar en betrouwbaar zijn én blijven. Zo kan bijvoorbeeld later uitgelegd worden waarom bepaalde besluiten zijn genomen. ‘Je wilt daarom dat documenten lang houdbaar zijn. Dat je bijvoorbeeld een WordPerfect-bestand van 15 jaar geleden nog steeds kan openen. Dat er geen discrot, linkrot of bitrot optreedt, wat bestanden onbruikbaar maakt’, verduidelijkt Jacco. Met het CDD+ is dat allemaal mogelijk, vertelt Elisa. ‘We zorgen onze informatiehuishouding verduurzaamd worden. Niet alleen voor onze eigen archieven, maar ook voor een overdacht aan het Nationaal Archief.’
Wetgeving versus uitvoering
Welke informatie moet bewaard blijven voor een optimale informatiehuishouding? En hoeveel jaar? Jacco: ‘Neem bijvoorbeeld het bewaren van persoonsgegevens in het strafrecht. Daarvoor gelden wettelijke bewaartermijnen. Op zich eenvoudig, alleen, wanneer iemand geregeld een nieuw delict pleegt, gaan nieuwe bewaartermijnen lopen waarbij de hoogte afhankelijk is van de zwaarte van het delict. Het is dus goed opletten in het bewaarproces. Het ontrafelen van deze bewaarregels, daar valt bijna niet tegenop te programmeren. Vandaar ook dat op dit punt menselijke tussenkomst essentieel blijft.’
‘Het mooiste zijn toch wel de vele ontwikkelmogelijkheden. Ik ken iemand die begonnen is met het duwen van een postkarretje en zich zodanig bijgeschoold heeft dat hij nu directieadviseur is’
Jezelf blijven ontwikkelen
Jacco pleit daarom voor meer wendbare wetgeving. ‘Het moet transparanter, efficiënter en uniformer. Mijn missie? Aan tafel komen bij de wetgever om te zorgen dat de uitvoering van wet- en regelgeving rondom informatiehuishouding praktisch werkbaar blijft.’ Als manager cluster juridische zaken krijgt Jacco hier bij Justid ruimte voor. Het kenmerkt de organisatie, vindt Elisa. ‘Je krijgt volop vrijheid en vertrouwen. Een voorbeeld? Als ik denk dat iets beter kan, word ik altijd serieus genomen. Zijn er projecten die ik interessant vind? Dan kan ik die oppakken. Thuiswerken? Geen probleem. En ik doe een master management - gefinancierd door mijn werkgever.’ Jacco vult aan: ‘Omdat Justid vestigingen door het hele land heeft, kun je overal werken. Of het nu in Almelo, Leeuwarden, Zutphen of Den Haag is. Maar het mooiste zijn toch wel de vele ontwikkelmogelijkheden. Ik ken iemand die begonnen is met het duwen van een postkarretje en zich zodanig bijgeschoold heeft dat hij nu directieadviseur is.’