Informatiehuishouding bij de Belastingdienst: alles goed kunnen verantwoorden

Informatiehuishouding op orde krijgen

Na het rapport ‘Ongekend onrecht’ omtrent de kinderopvangtoeslagen (POK), is er het rijksbrede actieplan ‘Open op orde’ opgesteld. Een uitdaging? Zeker weten, dachten Lotte en Pauline. Voor hen was het actieplan juist een extra reden om in 2021 bij de Belastingdienst te beginnen. Pauline: ‘De aandacht is er, want iedereen wil verbeteren.’ Binnen de directie Klantinteractie en services werkt Pauline aan verschillende projecten, zoals i-Control. Het gaat hier om een intern kwaliteitssysteem waarmee ze de stand van zaken rondom informatiehuishouding in kaart brengen.

‘We komen weinig weerstand tegen, alle collega’s zijn blij dat we helpen om het echt goed op orde te krijgen’

Grip krijgen op informatiehuishouding

‘Een goed informatiebeleid om te komen tot een goede informatiehuishouding gaat namelijk ver’, vertelt ze. ‘Je moet alles bijhouden: wanneer zijn welke gegevens opgeslagen, en door wie? Bij wie ligt de verantwoording en wie houdt bij wat er verandert? Voor iedere selectielijst moeten de processen goed worden omschreven. Voor veel processen is er nog geen goede omschrijving. Vroeger waren de processen dan ook veel simpeler. Je belde bijvoorbeeld alleen met een vaste telefoon naar de Belastingdienst, of je kwam naar een kantoor. Door de komst van bijvoorbeeld e-mail en social media zijn er veel meer kanalen bijgekomen, en dus is het lastiger om grip op alle informatie te krijgen.’

Zorgvuldig met gegevens omgaan

Daarbij komt dat de Belastingdienst als overheidsorganisatie de archivering goed moet kunnen verantwoorden. Lotte werkt als adviseur bedrijfsvoering samen met alle 22 directies. ‘We werken met zoveel data, denk bijvoorbeeld aan alle gegevens van inkomstenbelasting. We richten onze systemen zo in dat gegevens goed terug kunnen worden gevonden, maar ook niet te lang worden bewaard. De bewaartermijn is per onderdeel verschillend. Uiteindelijk vernietigen we 99 procent van de gegevens. De rest gaat naar het Nationaal Archief.’

Archiveren noodzaak voor informatiehuishouding

Bij de Belastingdienst werken veel doeners, vertelt Lotte. ‘We werken allemaal hard om de informatiehuishouding weer op orde te krijgen en een stapje verder te komen. Gelukkig liggen er duidelijke verbeterplannen bij de directies. Zo wordt steeds beter inzichtelijk wie waar verantwoordelijk voor is. Neem een simpel voorbeeld als een website. Wij moeten precies weten welke informatie we daar op welk moment op hadden staan. Verandert een webbeheerder iets? Dan moet dit ook gearchiveerd worden. Alleen dan kan de Belastingdienst zich echt goed verantwoorden.’