Speuren voor een betere informatiehuishouding voor de overheid

Overheidsinformatie beschikbaar maken

Hoe kunnen zoveel mensen de dupe worden van de kindertoeslagenaffaire of van de aardbevingen als gevolg van de aardgaswinning in Groningen? Het zijn grote maatschappelijke vragen waar parlementaire enquêtes antwoord op moeten geven. Om de waarheid in de enquêtes op tafel te krijgen, moet alle relevante overheidsinformatie over die kwesties beschikbaar zijn. Een goede informatiehuishouding. 'Die documenten en bestanden brengen we uit alle hoeken en gaten naar boven', vertelt Onno Muchall, programmadirecteur Informatiehuishouding bij Doc-Direkt. 'Soms gaan we als een soort forensisch speurders te werk, want de informatie kan verspreid zijn over allerlei digitale en fysieke bestanden in beheer bij individuele afdelingen, medewerkers en archiefbeheerders, zoals wijzelf en onze collega's van het Nationaal Archief. We moeten al die bestanden doorzoeken; we willen absoluut niets missen.'

‘Soms gaan we als een soort forensisch speurders te werk, want de informatie kan verspreid zijn over allerlei digitale en fysieke bestanden’

Ordening in informatiehuishouding

Doc-Direkt is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties die zich bezighoudt met informatiehuishouding. 'We leveren informatiemanagement en brengen in kaart waar informatie zich bevindt. We zorgen dat deze doorzoekbaar is, dat bronnen gekoppeld worden en daarnaast indexeren we de hele informatiehuishouding. Wanneer nodig maken we documenten digitaal door deze in te scannen. Op deze manier helpen wij bij een duurzame toegankelijkheid. Dit doen we voor alle rijksoverheidsorganisaties die dat willen. En dat geldt dus net zo goed voor papier als voor digitale informatie', aldus Onno. 'Onze diensten variëren van advies, projectmanagement en het bewerken van archiefbestanden, tot het ontwikkelen en gebruiken van slimme technische hulpmiddelen. Zo bieden we onder andere een Document Management Systeem, een zoektool waarmee je door al dan niet gestructureerde bronnen kunt zoeken, en een tool om zoekresultaten te ontdubbelen.'

Het werkgeheugen van de Rijksoverheid

Een goede informatiehuishouding zorgt ervoor dat informatie toegankelijk, beschikbaar en leesbaar is, voor nu en voor de generaties na ons. Onno: 'Zie ons als het werkgeheugen van de Rijksoverheid. Wanneer er een beroep gedaan wordt op het werkgeheugen, dan zorgt Doc-Direkt dat de juiste informatie naar boven komt. Dit doen we vanaf onze locaties, waar papieren en digitale archieven opgeslagen zijn. Maar we werken ook bij de verschillende ministeries. We helpen hen om het werkgeheugen te ordenen en zorgen voor een goede informatiehuishouding. Hierbij helpen we vanaf het moment van het ontstaan van een document, tot aan het moment dat er niet meer actief mee gewerkt wordt. En wanneer informatie volgens de Archiefwet wordt bewerkt en dus niet meer actief nodig is, helpen wij bij de vernietiging of bij de overdracht naar de definitieve bewaarplaats: het Nationaal Archief.' In het totaal werken er zo’n 440 professionals bij Doc-Direkt op diverse terreinen, bijvoorbeeld als projectmanager, archiefmedewerker, adviseur of Zoek&Vind-specialist. Hun achtergrond is heel divers: van historici tot juristen en informatiewetenschappers. 'We zoeken mensen die gewend zijn om aan een goede informatiehuishouding te werken en daaruit zinvolle collecties samen te stellen. Wij zitten aan de functionele kant van de ICT, de echte beta’s zitten bij de ICT-uitvoerders om ons heen.'

Vakmanschap in informatiehuishouding

De belangrijkste succesfactor voor het werk van Doc-Direkt is het vakmanschap van de medewerkers, of dat nu een scanmedewerker is of een archivaris. 'Je moet snappen hoe informatiehuishouding werkt, hoe je informatie uit een systeem haalt, wat de verbanden zijn tussen informatie-eenheden en wat de relevantie van een document is. Systematisch en analytisch kunnen denken is daarbij een belangrijke eigenschap.' Onno signaleert dat het werk complexer wordt. 'Vroeger kon je met een informatievraag naar een archief lopen en de beheerder zocht vervolgens de juiste documenten voor je op. Nu hebben we ook te maken met digitale bronnen en die zijn vaak verspreid over netwerkschijven, eigen schijven, mailtjes, appjes enzovoort. Vind maar eens de weg in die ongestructureerde informatiehuishouding.'

Vliegende brigades

Doc-Direkt krijgt allerlei soorten verzoeken om te helpen met informatiehuishouding. Dat kunnen structurele programma’s zijn of incidentele projecten, zoals ondersteuning bij verzoeken om documenten openbaar te maken of de eerdergenoemde parlementaire enquêtes. Een speciaal project is Open op Orde, dat is ingesteld naar aanleiding van de toeslagenaffaire. De Rijksoverheid wil met Open op Orde haar informatiehuishouding structureel verbeteren en transparanter maken. 'Doc-Direkt is een van de strategische partners in Open op Orde', vertelt Onno. 'Wij leveren daarvoor veel informatieprofessionals voor projecten bij de hele Rijksoverheid. Vaak werken ze in multidisciplinaire vliegende brigades, samen met bijvoorbeeld specialisten van het Nationaal Archief.' Open op Orde is een groot en ambitieus project dat het grote maatschappelijk belang van het taakgebied van Doc-Direkt alleen maar onderstreept. Overheidsinformatie moet immers vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, toekomstbestendig en betrouwbaar zijn voor iedereen.

Feiten en cijfers over Doc-Direkt

• Opgericht in 2011
• Vestigingen in Den Haag, Rijswijk, Apeldoorn en Winschoten
• 440 medewerkers
• 425 kilometer aan papieren archief in onze depots
• Leveren tal van applicaties en tools voor de digitale informatiehuishouding Rijk

Wie is Onno Muchall?

• Geboren: 6 april 1971 in De Goorn
• Opleiding: Integrale Veiligheidskunde en Rechten
• Functie: programmadirecteur informatiehuishouding Doc-Direkt
• Favoriete websites vakgebied: Computable.nl, Informatiehuishouding.nl, Overheid.nl
• Beste werktip ooit gekregen: Zorg dat je altijd vrienden blijft met de bode, receptie- en kantinemedewerkers. In het werk gaat het niet alleen om contacten met mensen aan de top, maar met iedereen in de organisatie. Zij hebben vaak de beste informatiepositie en zijn een hele belangrijke factor in het succes van organisaties.

Dit artikel staat ook op NU.nl/tech.