Gegevensmanagement is het organiseren van gegevens zodat ze veilig, betekenisvol, toegankelijk, deelbaar, bruikbaar, juist en rechtmatig zijn. Stel: een auto wordt gestolen en de eigenaar doet aangifte van diefstal. De auto wordt daarna geflitst en is betrokken bij een ander misdrijf. In deze casus zijn al heel wat gegevens én partijen betrokken (Nationale Politie, verzekering, RDW, gemeente, CJIB, OM). Hoe zorg je ervoor dat deze gegevens, de auto, de bestuurder en de aangifte vindbaar, betekenisvol, deelbaar, veilig en herbruikbaar zijn? Ze staan in verschillende systemen in verschillende formaten, met verschillende rechten en vallen onder verschillende wetten. Daarnaast legt de overheid verantwoording af. Welke keuzes hebben we gemaakt? Op basis waarvan? Kloppen die gegevens wel? Zo niet, wat doen we dan? Mogen we ze delen? Waar worden ze allemaal gebruikt?
Gegevens gaan over mensen en bedrijven, over een mensgerichte dienstverlening, over transparantie in hoe die gegevens worden gebruikt en welke keuzes de overheid maakt. Het gaat maar heel beperkt over bits en bytes, technologie of software. Gegevens worden vaak rijksbreed gebruikt. Er is binnen de Rijksoverheid geen enkele organisatie meer die alleen voor zichzelf werkt.
Gegevensmanagement gaat over beleid, afspraken, methodes en processen. Het vakgebied dat gaat over de gehele levenscyclus van gegevens; van definitie, creatie, (her)gebruik en archivering tot vernietiging. Onze discipline is volop in ontwikkeling, nog bijna nergens doorgevoerd, raakt alle delen van onze organisaties en treft alle primaire en secundaire processen.
Gegevensmanagement is de basis voor het rechtmatig, accuraat en verantwoord inzetten van technologie, zoals artificiële intelligentie (AI) en datascience. Gegevens moeten beheerd worden, net als andere assets zoals medewerkers (HR) en kapitaal (finance). Daarom hebben we naast een CIO nu ook een CDO (chief data officer) Het benaderen en beheren van een gegeven als “asset” heet gegevensmanagement.