Gegevensmanagement is het zo organiseren van (het gebruik van) gegevens dat ze veilig, betekenisvol, toegankelijk, deelbaar, bruikbaar, juist en rechtmatig zijn.
Bijvoorbeeld bij een gestolen auto. Iemand doet aangifte van diefstal. De auto wordt daarna geflitst en is betrokken bij een ander misdrijf. Bij deze casus zijn al heel wat gegevens én partijen nodig (Politie, verzekering, RDW, Gemeente, CJIB, OM). Hoe zorg je ervoor dat de gegevens met betrekking tot deze diefstal, de auto, de bestuurder en de aangifte vindbaar, betekenisvol, deelbaar, veilig en herbruikbaar zijn? Ze staan in verschillende systemen in verschillende formaten, met verschillende rechten en vallen onder verschillende wetten. Daarnaast legt de overheid verantwoording af. Welke keuzes hebben we gemaakt? Op basis waarvan? Kloppen die gegevens wel? Zo niet, wat doen we dan? Mogen we ze delen? Waar worden ze allemaal gebruikt?
Gegevens gaan over mensen en bedrijven, over een mensgerichte dienstverlening, over transparantie in hoe die gegevens worden gebruikt en welke keuzes de overheid maakt. Het gaat maar heel beperkt over bits en bytes, technologie of software. Gegevens worden over organisaties, ministeries en landsgrenzen heen hergebruikt. Er is binnen de Rijksoverheid geen enkele organisatie meer die alleen voor zich zelfzelf werkt.
Gegevensmanagement heeft betrekking op beleid, afspraken, methodes en processen. Het is een vakgebied dat gaat over de gehele levenscyclus van gegevens; van definitie, creatie, (her)gebruik en archivering tot vernietiging. Gegevensmanagement is volop in ontwikkeling, nog bijna nergens doorgevoerd en raakt alle delen van onze organisaties, alle primaire en secundaire processen.
Gegevensmanagement is de basis voor het rechtmatig, accuraat en verantwoord inzetten van technologie, denk hierbij bijvoorbeeld aan artificiële intelligentie en datascience. Gegevens moeten beheerd worden, net als andere andere assets zoals medewerkers (HR) en kapitaal (Finance), Daarom is er naast de CIO nu ook een CDO (Chief Data Officer) Het benaderen en beheren van een gegeven als “asset” heet gegevensmanagement.