Binnen de Directie Integratie Europa zorgt de afdeling Coördinatie Productie en Kwaliteit (CPK) voor de dossiervoorbereiding van de buitenlandse reizen en parlementaire verplichtingen van de minister van Buitenlandse Zaken, de minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, de minister-president en het Koninklijk Paar. Uniforme en kwalitatief hoogstaande dossiers stellen hen in staat de Nederlandse belangen zo goed mogelijk uit te dragen en te behartigen. Er wordt veel gereisd dus er wordt ook veel geproduceerd: dossiers voor overleg van de bewindspersonen met de Kamer en de daarbij behorende Kamerbrieven, dossiers voor inkomende en uitgaande bezoeken en dossiers voor verschillende Brusselse vergaderingen en multilaterale bijeenkomsten. Het samenstellen van dossiers gebeurt via een digitale samenwerkingsruimte.
Dit betekent veel dynamiek ('never a dull moment'). CPK plant en zet bestellingen voor dossiers en aantekeningen uit. Daarbij is een groot aantal BZ-directies betrokken; een uitgelezen kans om het ministerie van hoog tot laag te leren kennen. Omwille van een goede planning is er veel en direct contact met de teams van de minister, de secretariaten van de verschillende directies en met de collega's van de parlementaire informatiedienst.
Het CPK-secretariaat bestaat uit drie administratief medewerkers. In nauwe samenwerking met dossierhouder (CPK-collega) worden dossiers en stukken van hoge kwaliteit afgeleverd, volgens de wensen en eisen van de afnemers. Het CPK secretariaat is vooral aan het einde van het proces betrokken bij dossiervorming. Het secretariaat checkt op taal, spelling, volledigheid en of de stukken zijn opgesteld volgens de juiste sjablonen. Geen dag gaat zoals gepland en jouw werkzaamheden zijn afhankelijk van de actualiteit. Het werk bij CPK kent veel pieken en dalen die meestal vooraf goed in te schatten zijn. Het vraagt soms om werkzaamheden buiten de gebruikelijke 9 tot 5 uren. Hier worden onderling goede afspraken over gemaakt, zodat de lasten op dat punt eerlijk verdeeld worden. In rustige periodes kent het werk een grote mate van flexibiliteit. CPK is altijd bezig met innovatie / verbetering van de processen: fijn als de nieuwe collega daarover mee kan denken.
Jouw takenpakket bestaat uit:
Meehelpen met productie van dossiers (in nauwe samenwerking met de andere beleidsondersteuners en beleidsmedewerkers):
- Uitprinten en inbinden papieren dossiers;
- Samenstellen inhoudsopgave;
- Voorbereiden van memo’s en brieven t.b.v. geannoteerde agenda’s en verslagen;
- Controleren van stukken en dossiers op taalkundige juistheid;
- Verzorgen van goede lay-out van documenten;
- Enkele secretariële werkzaamheden zoals het reserveren van zalen voor vergaderingen, aanmelden bezoekers, verzuimmeldingen invoeren en schakelen met de IT-helpdesk bij technische storingen;
- Nauwe samenwerking met CPK-beleidsmedewerkers;
- Extra paar extra ogen zijn om te kijken naar de volledigheid en of stukken voldoen aan wensen en eisen afnemers dossiers;
- Meedenken over innovatie. Voor het CPK-secretariaat bv. gebruik/aanpassing van sjablonen.