Ben jij dé collega die graag ontzorgt en ben jij van nature een echte regelaar? Krijg je energie van administratieve werkzaamheden en lijkt het jou een uitdaging om het directiesecretariaat hierin te ondersteunen? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Wat ga je doen?
Als administratief medewerker kom je te werken in het ‘Team Ondersteuning’ dat bestaat uit elf management ondersteuners. Het team valt onder de unit Strategie, Talent en Bedrijfsvoering (STB) dat onderdeel is vanRijksorganisatie voor Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie.Het team is volop in ontwikkeling en biedt jou een uitvoerende, administratieve baan. In deze functie verzorg je alle administratieve en organisatorische werkzaamheden ter ondersteuning van het directiesecretariaat.
Daarnaast neem je deel aan het management-ondersteunersoverleg, dat één keer per drie weken plaatsvindt. Je draagt zorg voor de opstelling van werkprocessen en zorgt ervoor dat procedures (zoals bijvoorbeeld over facturatie en offertes) duidelijk worden gedeeld binnen het team. Je bent niet verantwoordelijk voor het agendabeheer, maar handelt allerlei administratieve taken af die voortkomen uit diverse overleggen.
Een greep uit jouw werkzaamheden:
- Plannen van vergaderingen en regelen van vergaderruimtes, zoeken en boeken van parkeerplaatsen/etentjes, boeken van hotels en overige locaties met Meeting Select.
- Administratief voorbereiden van overleggen en bijeenkomsten.
- Beantwoorden van het algemeen telefoonnummer, bestellen van kaarten/bloemen/giften.
- Up-to-date houden van diverse lijsten en aanvullen wanneer nodig, waaronder inkooporders/offertes.
- Overige administratieve ondersteuning voor alle hand- en spandiensten van het directiesecretariaat.