Administratief medewerker front-office

Ben jij onze nieuwe help- en servicedeskmedewerker? Wil jij het eerste aanspreekpunt zijn voor iedereen die contact zoekt met de inrichting? En wil jij informatie verwerken én verstrekken aan en van ketenpartners? Dan zijn wij op zoek naar jou als Front-Officemedewerker bij de PI Leeuwarden.

Als Front-Officemedewerker ben jij een belangrijke schakel binnen het detentie- en re-integratieproces. Je staat in direct contact met onder andere ketenpartners en advocaten, maar ook met (soms emotionele) familieleden van gedetineerden.  Je onderhoudt contact met medewerkers binnen de vestigingen en verzorgt de administratieve opdrachtverstrekking aan ketenpartners. Je ondersteunt de leidinggevende en de afdeling Detentie & Re-integratie (D&R) door zorg te dragen voor een correcte, tijdige en volledige administratieve afhandeling binnen dit werkveld.

Je verzamelt, controleert en verwerkt gegevens en bewaakt daarbij de juistheid, bruikbaarheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie. Je verwerkt deze gegevens in geautomatiseerde systemen en bestanden en zorgt ervoor dat planningen, voortgang en rappelleringen zorgvuldig worden bewaakt.

Als medewerker Front-Office werk je in teamverband voor de PI Leeuwarden, PI Veenhuizen en PI Ter Apel. Je stelt overzichten samen en levert deze op verzoek aan. Daarnaast zorg je binnen de vestigingen van het samenwerkingsverband voor een goede informatieverstrekking en verwerking richting de relevante dienstvakken.

Je werkt nauw samen met staffunctionarissen en ondersteunt hen bij uiteenlopende werkzaamheden. Ook ben je de notulist van diverse overleggen. Na een inwerkperiode vervul je een faciliterend ondersteunende rol voor de (plaatsvervangend) hoofden Detentie & Re-integratie.

Je standplaats is PI Leeuwarden. Jouw werkplek is in een kantoorruimte. Je hebt dus geen fysiek contact met ketenpartners, advocaten etc. Je werkt samen met 4 enthousiaste collega’s. Geen dag is hetzelfde: jouw werk als Front-Office medewerker vraagt om verantwoordelijkheid, nauwkeurigheid en een flexibele instelling, maar biedt ook veel afwisseling en de mogelijkheid om een waardevolle bijdrage te leveren aan het detentie- en re-integratieproces.

Klinkt dit als een mooie uitdaging? Dan maken wij graag kennis met jou!

• Je hebt MBO 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur administratief, SJD enz.
• Je hebt relevante werkervaring.
• Je hebt vaktechnische of administratief-technische kennis en inzicht.
• Je hebt inzicht in de organisatorische en procesmatige aspecten op het gebied van detentie en inzicht in de onderlinge samenhang van deze processen.
• Je kent en volgt ontwikkelingen op het werkterrein van de Dienst Justitiële Inrichtingen/Gevangeniswezen en ketenpartners.
• Je kent relevante regelgeving en procedures.

Dit is jouw kracht:

• Je hecht waarde aan een goede en transparante samenwerking binnen het team en draagt hier actief aan bij.
• Je maakt gemakkelijk contact met anderen, bent klantgericht en drukt jezelf zowel mondeling als schriftelijk helder uit.
• Je kan goed samenwerken.
• Je bent klant- en resultaatgericht.
• Je kunt goed communiceren en drukt je helder uit, zowel mondeling als op papier.
• Je beschikt over de-escalerende vaardigheden.
• Je bent professioneel alert, je bent je bewust van je omgeving en mogelijke veiligheidsrisico’s.

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingkandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Om te solliciteren log je in en upload je je cv. Voor sommige functies maak je een online assessment. Op basis van de uitkomst volgen één of twee gesprekken. Bij een positieve uitkomst vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan. Twijfel je of je een VOG kunt krijgen? Check vogcheck.justis.nl. 
• Aantoonbaar het vereiste werk- en denkniveau. Als je dit niet kunt aantonen met een diploma, toetsen we tijdens de sollicitatieprocedure met een capaciteitentest of je over dit niveau beschikt. Je ontvangt vooraf oefentesten, zodat je je goed kunt voorbereiden.
• Een motivatiebrief is vereist.
• Gesprekken staan gepland op vrijdag 9 oktober.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.