Houd je ervan als de administratie klopt, kun je goed omgaan met een hectische omgeving en heb je een goed gevoel voor humor? Dan is dit de rol voor jou het management van de staf- en ondersteuningsdirecties.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit het uitvoeren van verplichtingenbeheer, het afhandelen van facturen, operationele inkoop en interne controles. Dit is slechts een greep uit het afwisselende takenpakket bij de Directie Mensen, Middelen en Communicatie van Dienst Toeslagen. Vanuit Utrecht, en in een hybride werkvorm, draag jij bij aan een gezonde bedrijfsvoering.
Dit doe je bij Toeslagen
Jij gaat aan de slag als Administratief medewerker adviseur bedrijfsvoering in het cluster Bedrijfsvoering van de afdeling Middelen. Dit cluster geeft (strategisch)advies over de implementatie van rijksbrede en departementale kaders naar voor de Dienst Toeslagen passend beleid voor de Dienst Toeslagen., Daarnaast is het cluster een businesspartner voor het management, monitort en voert het beleid uit.
Jij richt je, in nauwe samenwerking met je collega’s richt jij je, op het ondersteunen van het budget-, financieel-, en verplichtingenbeheer. Je bent echt een rots in de branding voor je collega’s. Jouw taken omvatten onder andere:
- Het beheren van de centrale mailbox.
- Werken in het financiële systeem (SAP).
- Verwerken van uren van externe medewerkers en het afhandelen van facturen.
- Monitoren van de urenverantwoording en openstaande verplichtingen.
- Opstellen van rapportages.
- Het tijdig aansporen van het management om verplichtingen af te ronden.
je houdt de centrale mailbox bij, werkt in het financiële systeem (SAP), zorgt voor de verwerking van de uren van externe medewerkers en het afhandelen van facturen. Je monitort de urenverantwoording en openstaande verplichtingen en maakt rapportages.
Daarnaast voer je (eenvoudige) interne controles uit, zoals F-, HR-, fiscale- inkoop- of ADR-controles. En ondersteun je bij het inkoop- en contractbeheer.
Hoe begint jouw dag? Jij checkt de mailbox en verschillende systemen om te zien welke vragen en acties nog uitstaan. Vervolgens maak je een planning voor de dag, waarbij je prioriteiten bovenaan zet. Samen met je collega’s plan je nieuwe acties en stel je eventueel de planning bij. Tussendoor vraagt een collega om input voor een rapportage over toetsingskaders die extra aandacht nodig hebben. Geen probleem, dat pak je meteen op. Voor je het weer, is de dag voorbijgevlogen. Jij handelt nog de laatste mailtjes voordat je afsluit. Op dinsdag werken we met het team op kantoor in Utrecht.
Een bijzondere baan, omdat...
- je aan de slag gaat in een dynamische organisatie waar de uitdagingen voor het oprapen liggen. Geen dag is hetzelfde bij ons.
- je werkervaring op gaat doen in onze lerende organisatie, waarbij nog niet alle processen uitgewerkt zijn; dit biedt jou de kans om actief mee te denken over de inrichting.
- je alle mogelijkheden krijgt om jouw oog voor detail en je liefde voor cijfers in te zetten.
- we je alle ruimte bieden om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien.
Dit zegt een collega over jouw werkomgeving
“Het werken in een nieuwe organisatie brengt veel mooie uitdagingen met zich mee. Samen met m’n collega’s ondersteun ik de directies binnen Dienst Toeslagen. Samenwerking is hierbij heel belangrijk. Dat is binnen mijn team geen enkel probleem, want we helpen elkaar waar nodig.”
Sara, senior adviseur Bedrijfsvoering.