In een drukke omgeving waar alles draait om het beheren van ICT-oplossingen voor miljoenen gebruikers, ben jij samen met je collega’s de spin in het web en draag je bij aan het ontzorgen van de managers en medewerkers van KOOP op hun inkoopbehoefte. Je ondersteunt je collega’s door het uit handen nemen van operationele werkzaamheden, zoals het genereren, controleren en registreren van informatie vanuit diverse systemen en overzichten, invoeren van gegevens, completeren en archiveren van inkoopstukken, beheren van de Inkoop mailbox. Ook het maken van afspraken (bijvoorbeeld intake gesprekken met potentiële externe kandidaten) kan tot de werkzaamheden behoren. Samen met de senior inkoopadviseur en de clustersecretarissen zorg je voor een goede taakverdeling (en achtervang).
Je neemt deel aan KOOP brede bedrijfsvoeringsoverleggen en planningssessies (PI’s), waar onder leiding van de manager bedrijfsvoering de kaders, processen en procedures op het gebied van de bedrijfsvoering binnen KOOP worden vastgesteld, bijgesteld en verbeterd. Je draagt daarbij pro actief bij aan procesverbeteringen binnen de bedrijfsvoering.
In een omgeving waar er veel tegelijk gebeurt, blijf jij rustig en houd jij het overzicht. Hierbij is het belangrijk dat je goed kunt plannen en organiseren en hoofd- van bijzaken kunt onderscheiden. Jij ondersteunt de bedrijfsvoering én denkt mee over kwaliteits- en procesverbeteringen. Je kunt goed communiceren en blijft met de managers, medewerkers en je collega’s in gesprek, waardoor het duidelijk is dat ze op jou kunnen rekenen. Je bent pro-actief en doet wat nodig is om de bedrijfsvoering op met name inkoopgebied te ondersteunen.
Daarnaast ben je bereid om opleidingen en cursussen te volgen, die enerzijds noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van je werk en anderzijds bijdragen aan je eigen ontwikkeling.
Je kan goed omgaan met hybride werken en werkt deels vanuit huis en deels vanuit kantoor.
Taken:
- Het invoeren en monitoren van offerteaanvragen, verlengingen en beëindigen van lopende contracten (indien noodzakelijk) in het Inkoopsysteem
- Het genereren, controleren en registreren van informatie vanuit diverse systemen en overzichten
- Het compleet maken van inkoopdossiers, registreren van inkoopgegevens, archiveren van inkoopstukken, en in afstemming met de senior adviseur Inkoop beheren van Inkoopmailbox
- Het ondersteunen bij de controles op facturatie en prestatieverklaringen
- Het ondersteunen bij contractzaken, procesafstemming en procesverbeteringen;
- Het maken van afspraken (zoals bijvoorbeeld intake gesprekken voor externe kandidaten)
- Het desgevraagd organiseren van events, verslagleggen en bewaken van actiepunten.