Ben jij een expert op het gebied van informatiehuishouding en wil je bijdragen aan het verbeteren van onze processen? Als IHH professional vorm je samen met twee collega’s ons nieuwe IHH cluster binnen de afdeling CKA, dit naast de drie andere clusters (F&I, Control en Kwaliteit) Je werkzaamheden zien er als volgt uit:

Implementeren van het IH beleid
In deze rol ben je verantwoordelijk voor het implementeren van het IHH beleid. Je denkt mee over het inrichten en verbeteren van processen, zoals het opstellen van procesbeschrijvingen, procedures en werkinstructies. Je vertaalt informatiebehoeften uit de processen naar de inrichting van informatiesystemen en devices, altijd vanuit het oogpunt van informatiehuishouding. Daarnaast voer je risicoanalyses uit en bepaal je verbeteracties die je vervolgens (laat) uitvoeren. Door deze continue verbeteringen draag je actief bij aan het IHH beleid.

Tijdige vernietiging en overbrenging
Een ander belangrijk aspect van jouw functie is het zorgen voor tijdige vernietiging en overbrenging van informatie. Je monitort bewaartermijnen en signaleert tijdig de noodzaak tot geautomatiseerde of handmatige vernietiging. Je beheert blokkades op verwijdering en verzorgt inhoudelijke rapportages over de informatiehuishouding. Daarnaast adviseer je over het overbrengen van fysieke en digitale archieven aan het Nationaal Archief, inclusief de beperking van openbaarheid en het realiseren van benodigde koppelingen tussen operationele systemen, CDD+ en het e-depot van het Nationaal Archief. Je ziet toe op correcte documentatie van vernietiging en overbrenging.

Waarborgen van de duurzame toegankelijkheid van informatie
adviseert rond digitale archivering en zoekt oplossingen in situaties waar het IHH beleid nog geen richting heeft bepaald. Je signaleert wanneer de kwaliteit van informatie of data onvoldoende is en stelt passende maatregelen voor, zoals verrijking of migratie. Ook handel je incidenten op het gebied van IHH af, stemt af met Integrale Beveiliging en meldt deze bij de Inspectie O&E.

Openbaarmaking en datagedreven werken.
Je attendeert op te publiceren documenten en/of datasets in naleving van de Woo en Who. Je implementeert datamanagementprocessen en adviseert of assisteert bij het gereed maken van documenten en datasets voor publicatie. Vanuit je kennis en ervaring signaleer je vraagstukken die zich lenen voor data-analyse en draagt hiermee bij aan de verbetering van processen binnen de afdeling.

Advisering
Op afdelingsniveau adviseer je over informatiehuishouding en werk je aan het vergroten van het bewustzijn en kennis op dit gebied. Je inventariseert de kennisbehoefte op basis van gesprekken en verbeterplannen en adviseert over informatiehuishouding, bijvoorbeeld in het inwerkprogramma van de afdeling. Je geeft advies over het volgen van opleidingen op basis van de Opleidingsgids Justis en verzorgt eventueel workshops en trainingen voor de afdeling. Tot slot ondersteun je in het werkproces bij IHH-vraagstukken, zoals het ontvangen, vastleggen, verwerken en terugvinden van documenten en gegevens(sets).