Weet jij snel overzicht te krijgen en kun je de juiste prioriteiten te stellen? Wil je bijdragen aan een effectieve samenwerking in een maatschappelijke organisatie? Dan is deze functie iets voor jou!
Jouw rol:
Als afdelingssecretaris Klantcontact en Dienstverlening (KCDV) bij het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) ben jij de verbindende factor tussen de afdelingsmanager, het afdelings-MT, de directiesecretaris en de uitvoeringsorganisatie.
Je bent adviseur, sparringpartner en klankbord voor de afdelingsmanager. Je geeft gevraagd en ongevraagd invulling en uitwerking aan onderwerpen in de portefeuille van de afdelingsmanager en je zorgt voor de (inhoudelijke) voorbereiding van bijeenkomsten, afspraken en externe optredens. Je signaleert en adviseert over interne ontwikkelingen en geeft deze betekenis, je biedt proactief ondersteuning bij het relatiebeheer en zorgt dat interne stakeholders goed zijn geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen jouw bereik.
Dankzij jouw gestructureerde en proactieve manier van werken blijven de lijnen kort en de processen soepel. Je zorgt ervoor dat de afdelingsmanager altijd goed voorbereid is, adviseert gevraagd en ongevraagd, en bewaakt de samenhang tussen verschillende overleggen en besluiten.
Als afdelingssecretaris ga je het volgende doen:
- Regie voeren voor de afdelingsmanager: signaleren, adviseren, monitoren en initiëren.
- Voorbereiden en annoteren van vergaderingen en afspraken, zowel intern als extern.
- Zorgdragen voor een gestroomlijnde 'stukkenstroom' tussen de afdelingsmanager, het MT, en de directie en bestuur.
- Ondersteunen bij relatiebeheer en zorgen dat interne stakeholders goed op de hoogte zijn van relevante ontwikkelingen.
- Verbinding leggen tussen het afdelings-MT en de uitvoeringsorganisatie.
Wat bieden wij?
Een uitdagende functie waarin je direct bijdraagt aan de schadeafhandeling in Groningen. Je werkt in een veranderende omgeving met betrokken collega’s en veel ruimte om jezelf te ontwikkelen.