Ben jij als bestuurssecretaresse een kei in plannen en organiseren? Krijg jij energie van het in goede banen leiden en prioriteren van alle binnenkomende acties en informatie? Vind je het interessant om politiek bestuurlijk bezig te zijn? Ben jij graag verbinder, ontzorger en de vliegende keep voor de Inspecteur-generaal van het Onderwijs?
Als dat zo is willen wij jou graag ontmoeten.
Wat ga je doen als bestuurssecretaresse?
Je bent samen met je duo collega aanspreekpunt voor de Inspecteur-generaal van het Onderwijs. Samen met je duo collega ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning in de meest brede zin. Je maakt de afspraken, houdt de mailbox in de gaten en anticipeert daarop. Je plant bijeenkomsten, regelt vervoer en zorgt ervoor dat de informatiestroom zo goed mogelijk verloopt. Daarbij weet je te prioriteren en in te schatten wanneer je welke acties in zet en denk je actief mee om alles zo goed mogelijk te laten verlopen. Voor externen en ook voor de collega’s van de Inspectie van het Onderwijs ben jij samen met je collega de eerste ingang voor het contact met de Inspecteur-generaal. Hiervoor werk je intensief met je duo collega samen en vervang je elkaar bij afwezigheid, voor een optimale bereikbaarheid van het secretariaat.
Werkzaamheden:
- je voert complex agenda beheer uit;
- het tijdig en klantvriendelijk afhandelen van telefoonverkeer;
- monitoren en afhandelen van e-mail;
- je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten;
- je zorgt ervoor dat alle vergaderstukken compleet zijn;
- je hebt voor de planning en de afhandeling van zaken intensief contact met collega’s in- en extern;
- je beschikt over bestuurlijke senstiviteit;
- tenslotte attendeer je de Inspecteur-generaal op urgente zaken en monitor je of deze juist zijn afgehandeld.