Informatievoorziening OM (IVOM) is de interne IT organisatie binnen het Openbaar Ministerie (OM). Met de komst van meerdere leveranciers en een diversiteit aan contracten wordt contractmanagement steeds belangrijker. Als contractmanager ben je, samen met je collega contractmanagers verantwoordelijk voor het managen van alle (ICT) contracten met de verschillende leveranciers van IVOM. Daarbij werk je nauw samen met leveranciersmanagers, inkopers en financiële en administratieve ondersteuning. Binnen het team van leveranciers- en contractmanagers ben jij samen met je collega’s verantwoordelijk coördinatie en naleving van afspraken die zich afspelen op het snijvlak van de IT/IV organisatie en leverancier. Zo stuur je per leverancier op de overeengekomen kpi’s, controleer je of er binnen de contractuele kaders wordt geleverd en beheers je de kosten en uitnutting van contracten. Ook geef je adviezen op het gebied van contractmanagement, schakel je met inkoop en juridische zaken en treed je oplossingsgericht op bij problemen tussen leveranciers en afnemers binnen het OM. Vanuit je professie faciliteer en initieer optimalisatie van de uitnutting van de contracten die je in portefeuille hebt.
Als contractmanager heb je ook (een adviserende) rol in aanbesteding/-inkoop trajecten, jouw input bij het formuleren van de wensen en eisen is hierbij van grote waarde. Daarnaast denk je mee en lever je input voor het jaarplan en het onderliggende werkplan voor de afdeling.
Als contractmanager draag je bij aan de doorontwikkeling van leveranciers- en contractmanagement binnen IVOM. We zijn op zoek naar iemand die samen met ons het contractmanagement verder wil vormgeven en professionaliseren. Je beschikt over ruime ervaring met contractmanagement binnen complexe (overheids) organisaties. Je hebt daarnaast ervaring met (het mede begeleiden van) outsourcingstrajecten (onder meer op het gebied van ICT), het onderhandelen met leveranciers en het helpen opstellen van specifieke contractvormen voor het eigen inkoopdomein.
In lastige situaties houd jij het hoofd koel. Je laat je door niemand van de wijs brengen en speelt het tactisch en strategische spel dat contract management soms is. Daarbij maak je gebruik van je kennis en ervaring. Als overtuigende gesprekspartner sta jij stevig in je schoenen, ga je proactief te werk en voel je goed aan welke belangen er binnen een politiek-bestuurlijke organisatie als het OM spelen. In politiek gedreven, complexe situaties houd jij het overzicht en je pakt door waar nodig. Ook durf je af te wijken van geëffende paden, heb je een innovatieve mindset en heb je een sterk probleem analytisch vermogen. En met de ruimte, vrijheid en het ondernemerschap dat je krijgt, kun je goed overweg.
Een contractmanager van het IVOM:
- Bewaakt de naleving van de in contracten vastgelegde afspraken;
- Realiseert en bewaakt de financiële doelstellingen (business case) van de contracten;
- Bewaakt dat de afgesloten contracten continue aansluiten op actuele behoeften van het OM en op veranderende marktsituaties (zoals prijs of technologische mogelijkheden);
- Verstrekt in afstemming met interne klanten zelfstandig opdrachten aan leveranciers (binnen de vastgestelde financiële kaders, voor meerwerk, spoedopdrachten en aanvullende onvoorziene activiteiten);
- Voert in samenwerking met leveranciersmanagement de regie over de beschikbaarheid van bestaande producten en diensten door de leverancier en mogelijk de totstandkoming van nieuwe producten en diensten, die maximaal aansluiten op de behoefte van het OM en de door het OM gewenste specificatie;
- Bewaakt waar relevant de compliance aan regelgeving van toezichthouders;
- Levert een bijdrage aan de sourcingstrategie waarmee richting wordt gegeven aan de wijze waarop de uit te besteden beheers- en ontwikkelactiviteiten aansluiten op de ondernemingsstrategie van het OM;
- Houdt regie op de vraagstroom en opdrachtverstrekking richting de IT-leveranciers;
- Fungeert, afhankelijk van het onderwerp, als escalatiekanaal voor afnemers binnen het OM en haar leveranciers;
- Maakt in samenspraak met leveranciersmanagers en Inkoop afspraken over prijzen, tarieven en indexeringen.