Voor het team juridische en beleidsondersteuning (JBO) van de afdeling Openbaarmaking en Transparantie (O&T) van het Ministerie van Financiën zijn wij op zoek naar een pro actieve, daadkrachtige, digitaal vaardige en gezellige collega die het leuk vindt om de komende 6 maanden de kwaliteit van het werk van de administratie te bewaken en steeds een beetje efficiënter te maken.
Je bent in deze functie verantwoordelijk voor de kwaliteit van alle processen die de administratie uitvoert. Denk hierbij aan registratie, publicatie, maar ook postbussenbeheer. Dit laatste is best een uitdaging, want onze afdeling heeft te maken met post en mail van o.a. burgers, rechtbanken en andere departementen. Deze berichten komen op 4 verschillende plekken binnen (bij 2 verschillende directies) en de samenhang daarin moet bewaakt worden. Jij zorgt ervoor dat de post bij de juiste behandelaren terecht komt. Omdat we te maken hebben met wettelijke termijnen is het dan ook belangrijk dat je die samenhang goed begrijpt en weet hoe te schakelen en met wie. Je zoekt dingen graag uit en bent niet bang om op collega’s af te stappen die je nog niet kent. Daarnaast ben je in staat je netwerk te vergroten en weet je de juiste collega’s te vinden. Je moet goed kunnen inschatten wat prioriteit heeft en dient als vraagbaak voor je collega’s van de administratie, maar ook voor de coördinatoren binnen O&T en DJZ.
De administratie bestaat uit 4 medewerkers en onderling hebben zij een mooie werkverdeling gemaakt. Zij ondersteunen onze eigen afdeling en de afdeling bezwaar en beroep Woo van de Directie Juridische Zaken (DJZ).
Je bent tevens aanspreekpunt voor (beheerder van) vragen over Sharepoint/Digidoc, dit zijn de samenwerkingsruimte en het archiefsysteem dat O&T gebruikt voor kennisdeling binnen de afdeling en waar alle dossiers worden opgeslagen. Je helpt bij het vullen en inrichten van Sharepoint voor de administratie en werkt hierbij nauw samen met o.a. de procesmanager van O&T. Ook vind je het leuk om mee te denken over de raakvlakken met diverse andere processen binnen O&T. Je neemt hiervoor deel aan diverse werkgroepen en overleggen zoals het coördinatoren overleg, het procesoverleg en natuurlijk ons eigen teamoverleg. Het is dus van essentieel belang dat jij gestructureerd en precies kan werken.
In je werk staat samenwerking centraal: met je collega’s van de administratie, de coördinatoren en de medewerkers van O&T én DJZ.