Als coördinerend bestuursadviseur van de ambtelijke leiding ben je een belangrijke schakel tussen de politieke en ambtelijke leiding van het ministerie van Defensie en de rest van de organisatie. Je primaire taak is om er met het team voor te zorgen dat besluitvorming tijdig en met hoge kwaliteit aan de secretaris-generaal (SG) en de plaatsvervangend secretaris-generaal (PSG) wordt voorgelegd en het bewaken van de integraliteit van de advisering. Daarvoor ben je inhoudelijk goed op de hoogte van de onderwerpen die binnen jouw pakket en die van de andere bestuursadviseurs vallen en heb je nauw contact met de betreffende directies en beleidsmedewerkers. Je bent de eerste adviseur van de SG en op jouw dossiers adviseer je waar nodig ook de politieke leiding. Je weet wat er op de dossiers van jou en de andere bestuursadviseurs speelt, legt verbanden en bent in staat dat te plaatsen in een bredere politieke en bestuurlijke context. Dat vergt een goed ontwikkelde politiek-bestuurlijke antenne en een sterk analytisch vermogen. Daarnaast ben je benaderbaar, oplossingsgericht en weet je je goed staande te houden in een omgeving waar de druk hoog is. Je deinst er dan ook niet voor terug om tegen de stroom in te roeien en durft ook moeilijke boodschappen te brengen. Je kunt snel schakelen, veel informatie in korte tijd ordenen en proactief meedenken: van ingewikkelde veranderkundige opgaves tot de insteek voor een bericht op sociale media. Dit alles om de organisatie zo soepel mogelijk te laten draaien.
Je precieze werkzaamheden zullen in overleg worden vastgesteld, maar in jouw werk zal je o.a. verantwoordelijk zijn voor (het coördineren van):
- het aanbieden van en adviseren over de stukkenstroom richting de (P)SG;
- het voorbereiden van overleggen van de (P)SG;
- het fungeren als eerste aanspreekpunt voor de organisatie voor de portefeuille van de (P)SG;
- het leveren van input op informatie- en beslisnota’s gericht aan de (P)SG en het creëren van momentum in de verandering van het ministerie;
- het meedenken over communicatie, waaronder speeches en sociale media;
- het bewaken van de integraliteit van de advisering, samen met de andere coördinerend bestuursadviseurs van DBOA;
- de algehele ondersteuning van de (P)SG, daar horen ook ondersteunende werkzaamheden bij, zoals piketdiensten en het beoordelen van beslissingen op bezwaar.
In het directe team van de ambtelijke leiding werk je nauw samen met de andere bestuursadviseurs, adjudant, managementondersteuners, chauffeurs en kamerbewaarders. Je hebt hierin geen formele leidinggevende verantwoordelijkheden, maar wel een belangrijke coachende en coördinerende rol. Vanuit de eigen verantwoordelijkheid draagt iedereen bij aan het ondersteunen van de SG en PSG en de rest van de organisatie.