Jij zorgt voor de verbinding tussen de directeur Mens en Organisatie, de organisatie zelf en de buitenwereld. Dat betekent veel contact met collega’s en afwisselende werkzaamheden. Je doet het als managementondersteuner Concern Directie Mens en Organisatie (CDMO) in Den Haag.
Afwisseling in een verantwoordelijke rol
Je bent verantwoordelijk voor de algemene secretariële en organisatorische ondersteuning van de directeur Mens en Organisatie. Bij het secretariaat van de directie Mens en Organisatie komen veel informatiestromen bij elkaar. Als managementassistent filter je deze informatie en bepaal je de volgorde van welke informatie het belangrijkste is. Ook zaken als het regelen van de catering bij vergaderingen en het schrijven van verslagen bij MT-vergaderingen zijn onderdeel van jouw werk. Je werkt nauw samen met collega-managementassistenten en met de collega’s in het cluster directie ondersteuning.
Jouw taken bestaan verder uit het:
- beheren van de agenda van de directeur Mens en Organisatie
- dienstdoen als eerste aanspreekpunt voor in- en externe contacten van de directeur Mens en Organisatie
- beheren van het telefoon- en e-mailverkeer en de post en stukkenstroom (notities en brieven). De binnenkomende correspondentie beoordeel je op inhoud en belang
- beheren van de inkomende facturen in SAP en zorgdragen voor prestatieverklaringen en afhandeling
- ondersteunen van de directeur bij de afhandeling van stukken en het afstemmen en bewaken van deadlines