Nederlandse bedrijven helpen om handelskansen in het buitenland te verzilveren. Dat doen wij met onze Netherlands Business Support Offices (NBSO); handelskantoren van de Nederlandse overheid in het buitenland. Als Financieel Medewerker zorg jij voor het financiële beheer van deze 23 kantoren en ondersteun je de Coördinator van het Financiële team bij diverse activiteiten.
Zo stel je bijvoorbeeld de offerte op, die naar onze opdrachtgever ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) wordt verstuurd. Van BZ krijgen wij het budget om kantoren te openen en te exploiteren. Je houdt de ‘dagelijkse leiding’ van elk kantoor op de hoogte van de kosten, die zij maken ten opzichte van het budget. Lopen de kosten te snel op? Dan signaleer jij dat! Als er bijvoorbeeld meer wordt gereisd dan gebudgetteerd. Jij ziet dat namelijk op kostensoort niveau.
Al onze ‘buitenland netwerken’ vallen onder de afdeling European Networks Abroad (ENA) en RVO in Den Haag is het hoofdkantoor (HQ). Medewerkers op de buitenlandse posten, die een vraag hebben over ‘Travelpoint’ (een applicatie om zakenreizen te boeken), kunnen bij jou terecht. Dat kan een vraag zijn over de applicatie zelf of over het reisbeleid bijvoorbeeld.
Loonkosten voor lokaal personeel, detacheringen en kosten voor verhuizingen van gedetacheerd personeel belast BZ door naar RVO. Jij zorgt, 4x per jaar, voor een tijdige betaling van al deze facturen. Je werkt hiervoor intensief met Excel.
Verder:
- Maak je financiële rapportages van elk NBSO-kantoor en stem je af met de Financiële Service Organisatie (FSO) van BZ, waar nodig.
- Zorg jij voor een complete en correcte ‘budgetbrief’; een brief die alle ‘chefs de posts’ van circa 45 landen, aan het begin van het jaar ontvangen. Met daarin informatie over hun budget voor het jaar, inclusief alle bijlagen.
- Coördineer je de tijdige aanlevering van de transitorische posten voor alle netwerken van ENA-HQ.
- Zorg je ervoor, dat de NBSO kantoren de juiste (interne) procedures volgen. Bijvoorbeeld bij het inkopen van producten/diensten via het Inkoopplein.
- Organiseer je, een aantal keer per jaar, het introductieprogramma voor onze nieuwe Deputy en Chief Representatives.