Zo zou je dag eruit kunnen zien;
Je komt binnen en neemt onder het genot van een kop koffie de dag door met je collega’s. Nadat je de sleutels van de kasten uit het sleutelkastje hebt gehaald start je met het doornemen van de JZ mailbox en het postsysteem Genius om je prioriteiten van de dag te bepalen. Een van je collega’s komt langs of je nog een iets te drinken wilt; je lust nog wel een kop koffie! Op basis van prioriteit ga je aan de slag; mails stuur je door aan de betreffende collega, voor de nieuwe bezwaarschriften verzamel je informatie en maak je een dossier. Samen met de behandelend jurist zorg je dat de stukken, die naar de rechtbank moeten, verzonden worden. Rond elf uur komt de fysieke post binnen. Je verwerkt deze in de administratieve systemen en je zorgt dat de post in het postvakje van juiste de jurist belandt.
Tussen de middag ga je mee de stad in voor een lunchwandeling met collega’s. Na de lunch zorg je dat de fysieke post, die in de ochtend door de tekenbevoegde getekend is, gereed wordt gemaakt. Je zorgt dat deze tijdig klaar ligt om opgehaald te worden voor verzending. Hierna kijk je even mee met de collega die de incasso gegevens van opgelegde sancties invoert in de systemen. Altijd fijn om even samen te kunnen kijken of de ingevoerde cijfers en overige gegevens kloppen. Daarna is het tijd om hoorzittingen in te plannen voor burgers of bedrijven om hun bezwaren toe te lichten. Je regelt zaaltjes en zorgt ervoor dat mensen uitgenodigd worden. Bij eenvoudige zaken wordt je soms gevraagd voor de verslaglegging van de hoorzitting. Het archief laat weten dat het opgevraagde dossier voor je klaar ligt, dus deze haal je op. Na het digitaliseren en kopiëren hiervan, ten bate van het bezwaar dossier, zorg je dat deze weer terug gaat naar het archief. Voor een bezwaar dossier waarbij een organisatie of bedrijf betrokken is zorg je dat ook een KvK-uittreksel aan het bezwaardossier wordt toegevoegd. Je zorgt dat de fysieke post tijdig door de tekenbevoegde getekend wordt, klaar voor verzending wordt gemaakt en in het postvakje voor uitgaande post ligt. Na een drukke kantoordag ga je met een voldaan gevoel weer naar huis
Op vrijdagmiddag is er vaak een ‘koekmoment’ en aan het einde van de werkdag gaan sommige collega’s de werkweek afsluiten met een vrijdagmiddag borrel in de stad. Ook andere activiteiten buiten werktijd worden door sommige collega’s gezamenlijk bezocht zoals bijvoorbeeld een concert, bolderen of een sportieve activiteit. Hierbij geldt; op vrijwillige basis!
Je rol samengevat
Als juridisch administratief medewerker speel je een belangrijke rol in het administratieve proces van het team Juridische Zaken (JZ) van de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI). Je bent samen met de andere twee administratief medewerkers en de managementassistente de spil van de administratieve ondersteuning van het team JZ. Je zorgt bijvoorbeeld voor de verzending van de post, stelt juridische dossiers samen, organiseert hoorzittingen en bereidt sanctietrajecten voor. Je werkt nauw samen met alle collega’s van het team JZ en met collega’s van andere directies om ervoor te zorgen dat de juridische processen soepel verlopen.
Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Digitale en fysieke postverwerking en de registratie hiervan.
- Digitale en fysieke dossiers aanmaken.
- Kopiëren en digitaliseren van procesdossiers.
- Administratief afhandelen en archiveren van dossiers als de zaken zijn afgerond.
- Plannen en organiseren van hoorzittingen.
- Overzichten bijhouden van o.a. de voortgang van zaken.
Tot slot ben je de achtervang van de andere juridisch administratief medewerkers van team JZ.