Een responsieve overheid beschikt over de juiste en betrouwbare informatie om mensen te helpen en zet zich daar ook voor in. Een responsieve overheid zorgt dat mensen op informatie kunnen vertrouwen en dat ze de informatie krijgen waar ze recht op hebben. In het Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding staat in 4 visies beschreven waar de overheid concreet naar streeft om dit langetermijnperspectief werkelijkheid te laten worden.
Overheidsorganisaties staan zelf aan de lat om deze veranderopgave te realiseren. Het Programma Open Overheid (PrOO) ondersteunt deze organisaties en helpt organisaties om de veranderopgave te versnellen, o.a. door de ontwikkeling van generieke producten en diensten en de voortgang nauwgezet te monitoren. Hierdoor vergroot de realisatiekracht van alle betrokken organisaties.
Binnen het Programma Open Overheid is het portfolioteam verantwoordelijk voor coördinatie van het generieke diensten- en productenportfolio op het gebied van informatiehuishouding en openbaarheid.
De liaison is een belangrijke schakel tussen deelnemende rijksorganisaties (de eindgebruikers van de generieke producten en diensten) en het programma, maar ook tussen het programma en de stelselpartijen die de uitvoering van de projecten voor hun rekening nemen. Zo zorgt het portfolioteam ervoor dat de realisatiekracht zo optimaal mogelijk is en de doelen van het programma kunnen worden bereikt.
Een liaison bouwt een goede relatie op met een aantal deelnemende rijksorganisaties (eindgebruikers van de producten en diensten) en onderhoudt deze. Een liaison weet hoe het met de voortgang van de veranderopgave van de rijksorganisaties gaat en adviseert hen welke generieke diensten/producten beschikbaar zijn ter ondersteuning en versnelling van die veranderopgave. Een liaison denkt altijd vanuit een win-winsituatie: door de eindgebruikers optimaal te adviseren over welke diensten/producten beschikbaar zijn, zal de eindgebruiker meer diensten afnemen en daar uiteindelijk meer succes mee boeken in de realisatiefase. Hierdoor behaalt de liaison de doelen van zowel de eindgebruiker als het programma. Daarnaast is een liaison contactpersoon/aanspreekpunt op tactisch en operationeel niveau voor één van de stelselpartijen die generieke projecten uitvoert. Een liaison adviseert de beleidsteams in het programma op het gebied van informatiehuishouding en openbaarmaking over de benodigde generieke producten en diensten ter ondersteuning en versnelling van de veranderopgave en het behalen van de programmadoelstellingen.
Werkzaamheden
De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van een liaison zijn:
- Actuele kennis over de stand van de producten die het programma via het generieke projectenportfolio oplevert en relevante ontwikkelingen vanuit o.a. de beleidsteams.
- Het onderhouden van een warme relatie met de eindgebruikers(departementen en uitvoeringsorganisaties)
- Het adviseren van eindgebruikers over de inzet van generieke producten ter ondersteuning of versnelling van de veranderopgave voor openbaarmaking en informatiehuishouding.
- Advisering over prioritering en uitvoering van het portfolio;
- Fungeren als gedelegeerd opdrachtgever en eerste aanspreekpunt voor een stelselpartij (o.a. besluiten nemen over issues en risico’s, controles van kwartaalrapportages);
- Afstemming met de beleidsteams voor informatiehuishouding en openbaarmaking, met als doel zowel de eindgebruiker optimaal te helpen en ondersteunen, als het samen met de beleidsteams doorvertalen van de inzichten en ontwikkelingen van eindgebruikers naar mogelijk nieuwe generieke producten;
- Het schrijven van opdrachtbrieven voor nieuwe generieke projecten;