Je werkt binnen de commando group (de leiding) van het DCC. De Commando groep bestaat uit een Command Advisory Group en een Command Support Group. Je maakt onderdeel uit van Command Support Group. Dit team ondersteunt de commandant en zijn plaatvervangend commandant-DCC (administratief/logistiek met stafadjudant, managementassistentie en chauffeur) en de Chief of Staf/Commandant MCO (administratief/logistiek). Je verricht je primaire werkzaamheden binnen de staf-DCC en voor de staf-MCO.
Als management assistent(e) verricht je jouw administratieve werkzaamheden op verschillende locaties ten behoeve van de bedrijfsvoering van staf en MCO. Denk hierbij aan het verzorgen van de volledige organisatorische ondersteuning op basis van gemaakte afspraken, procedures en richtlijnen en het verzorgen van de secretari?le ondersteuning van de staf en MCO. B.
Omschrijving werkzaamheden:
Je verleent logistieke en administratief secretari?le ondersteuning aan het management, door: - het beheren van de agenda, rekening houdend met prioriteiten, planning, bereikbaarheid, frequentie en noodzaak; - het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen en uitgaande correspondentie (digitaal en fysiek), zelfstandig ondersteunen van de afhankdeling van correspondentie; - het plannen, organiseren en voorbereiden van naar aard en samenstelling uiteenlopende vergaderingen en bijeenkomsten; - het complementeren van vergaderstukken, het bijvoegen van relevante achtergrondinformatie in samenwerking met de afdeling Integratie; - het notuleren en uitwerken van de verslaglegging; - het attenderen op bijzondere aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten; - het schrijven van nota's en brieven aan de hand van globale aanwijzingen van Chief of Staf of commandant MCO; - het opzetten van het werkarchief en het archief met afdelingsinformatie ten behoeve van gerichte managementinformatie, voortgangsrapportage en dergelijke en houdt deze bij; - het complementeren van de dossiers en het systematisch vastleggen van dossierrelaties; - het fungeren als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor interne medewerkers en externe instanties en personen over administratief-organisatorische aangelegenheden binnen de afdeling en over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen; - het vervullen van een bufferfunctie tussen de Directorate of Staf/commandant MCO en interne medewerkers en respectievelijk externe instanties; - het voorbereiden, ontvangen en begeleiden van (buitenlands) bezoek en delegatie; - het samenwerken en ondersteunen binnen de Command Support Group om een robuste organisatie in te richten/te behouden.
Je werkt voor en rapporteert aan Chief of Staf/commandant MCO (of binnen de CSG plaatsvervangernd commandant DCC) voor wat betreft de juistheid, nauwkeurigheid en tijdigheid van de management- en secretari?le ondersteuning. - je neemt beslissingen over de aanpak van de werkzaamheden, het beoordelen van het belang en de urgentie van voor het hoofd bestemde post en telefoongesprekken, bij het vastleggen van afspraken in de agenda, bij het plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen, over de informatie die verstrekt wordt en over het samenstellen van de standaard managementinformatie, het beheer van het archief.