Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Ben jij een stressbestendige, initiatiefrijke teamplayer? Vind je het leuk om de vraag net een stapje voor te zijn en heb je ervaring in het administratief ondersteunen van een afdeling? Dan nodigen we jou graag uit om te solliciteren voor deze functie!

Als Management Assistent ondersteun je de Directie Projecten en zorg je ervoor dat alles goed geregeld is. Je notuleert vergaderingen, verzorgt de verslaglegging op hoofdlijnen en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en genomen besluiten.

Ook ben je verantwoordelijk voor de distributie van inkomende en uitgaande post. Je neemt documenten door, geeft op eigen initiatief advies en zorgt voor een correcte verwerking en opvolging. Rapporten en dossiers worden door jou op de juiste manier gerouteerd en gearchiveerd. Daarnaast houd je de voortgang in de gaten en onderneem je actie waar nodig.

In deze rol verleen je ook algemene en facilitaire ondersteuning. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, bereidt deze administratief voor en zorgt waar nodig voor catering. Daarnaast beheer je het adressen- en telefoonbestand en regel je attenties bij jubilea, ziekte of andere bijzondere gelegenheden.

Voor deze functie is het ook belangrijk dat je goed op de hoogte bent van interne administratieve procedures, regelgeving en de structuur van de organisatie. Je hebt inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen en weet hoe je hierin effectief kunt opereren.

Omdat je te maken krijgt met vertrouwelijke informatie, ga je hier op een integere en zorgvuldige manier mee om. Bovendien ben je handig met geautomatiseerde systemen en maak je hier efficiënt gebruik van om je werkzaamheden optimaal uit te voeren.

Je bent gestructureerd en kunt goed overzicht bewaren. Met jouw proactieve instelling denk je altijd een stap vooruit en zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Je werkt nauwkeurig en discreet met vertrouwelijke informatie en hebt uitstekende organisatorische vaardigheden.

Wij bieden een veelzijdige functie in een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is. Er is volop ruimte voor ontwikkeling en groei.

Ben jij de Management Assistent die wij zoeken? Solliciteer nu en maak het verschil bij de Directie Projecten!