In de functie van managementassistent bied je secretariële ondersteuning aan het management van Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM). Dit doe je als onderdeel van een gezellig team, waarbij je samenwerkt met vier management assistentes. Hierbij heb je jouw eigen werkzaamheden, maar werk je ook zeker samen en is er genoeg ruimte voor humor en gezelligheid.
De werkzaamheden die je gaat doen bestaan o.a. uit het beheren van diverse agenda’s en het maken van afspraken, waarbij jij verantwoordelijk zal zijn voor de agenda van één van de MT leden (afdelingshoofd). Hierbij weet je te prioriteren en daarnaast lever je een bijdrage aan een efficiënte tijdsplanning. Ook organiseer je vergaderingen en overleggen, stel je agenda's op en zorg je voor tijdige aanlevering van stukken. Daarnaast verzorg jij de organisatie van lunch meetings en borrels en ben je samen met jouw collega’s het aanspreekpunt binnen de organisatie.
Verder:
- Organiseer je teamuitjes;
- Sluit je aan bij afdelingsoverleggen;
- Vraag je autorisaties aan via een registratiesysteem en bestel- en organiseer je op verzoek van de leidinggevenden diversen zaken rondom personele aangelegenheden;
- Schakel je snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving en kiest daarbij een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie;
- Volg je de ontwikkelingen in de organisatie en omgeving en attendeer je leidinggevenden op zaken die persoonlijke aandacht nodig hebben;
- Beheer je (vertrouwelijke) informatie, documenten en dossiers;
- Maak je een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken;
- Notuleer je bij vergaderingen;