Jouw doel als management assistente? Je ontzorgt het management, dat bestaat uit twee landelijk werkende unit-directeuren. Jij bent hét visitekaartje van de unit box-3, zowel binnen de Belastingdienst als daarbuiten.
Dit doe je bij de Belastingdienst
Jouw takenpakket is lekker afwisselend. Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer en e-mailverkeer, maar pakt natuurlijk ook de telefoon om zaken te regelen. Dat de agenda regelmatig verandert, maakt jouw takenpakket extra uitdagend. Je ontzorgt en regelt, maar laat je ook zeker niet gek maken als het druk is. Daarnaast plan je bijeenkomsten waarbij veel stakeholders betrokken zijn en bereid je deze tot in de puntjes voor; van inhoudelijke stukken delen tot parkeerplaatsen regelen. Tijdens teamvergaderingen neem je de rol van notulist op je. Je legt afspraken en actiepunten vast en bewaakt vervolgens de afgesproken termijnen. Verder ga je aan de slag met de archivering en dossiervorming. Dit alles doe je veelal zelfstandig, maar waar nodig zoek je de samenwerking op met jouw collega-managementondersteuners van de directie Particulieren.
Een bijzondere baan, omdat...
- je de spin in het web bent in een dynamische omgeving
- je regelmatig samenwerkt met de management assistentes van verschillende directies
- jouw werkdagen afwisselend zijn
- je onderdeel bent van de nieuw op te richten unit box-3, dat werkt op meerdere locaties in het land
- je in deze functie al snel een breed netwerk creëert dat je helpt om zaken gedaan te krijgen
- je werkt met vertrouwelijke informatie: een mooie verantwoordelijkheid
Dit zegt een collega over jouw werkomgeving
‘’ De doelstelling van deze functie is ervoor te zorgen dat de unit-directeuren optimaal kunnen werken. Je ontzorgt, behoudt de helicopterview, bent een vraagbaak, denkt een stap vooruit en hebt een hoge mate van betrokkenheid bij de organisatie. Ook ben je op de hoogte van veranderingen op het gebied van activiteiten, vieringen, vergoedingen en andere administratieve zaken.
Dit om in staat te zijn uiteenlopende vragen en verzoeken te kunnen beantwoorden, naar aard en inhoud. Je werkt in een dynamische omgeving waar een dienstverlenende instelling, vertrouwelijkheid en integriteit een vanzelfsprekend onderdeel is van mijn werk.’’ Petra, management assistente bij de Belastingdienst