Ben jij een teamspeler en dienstverlenend naar opdrachtgevers en stakeholders? Ben je flexibel, stressbestendig en gedij je goed in een dynamische omgeving die voortdurend in ontwikkeling is? Heb je een professionele, integere en proactieve houding, en kun je vertrouwelijke informatie en documenten goed beheren? Dan zijn wij op zoek naar jou!
DICTU is één van de grootste ICT-dienstverleners van de Rijksoverheid en om ons team te versterken zijn wij dringend op zoek naar een ervaren management ondersteuner!
In de rol van management ondersteuner ben jij verantwoordelijk voor een breed takenpakket. Je biedt secretariële ondersteuning aan de Directie en dankzij jouw secure manier van werken, je discipline en uitstekende vaardigheden op het gebied van planning en organisatie kunnen onze directieleden diverse opdrachten met een gerust hart aan jou toevertrouwen. Met jouw scherpe blik houd jij het overzicht, stelt prioriteiten en behoudt de regie over je eigen agenda en die van de personen die je ondersteunt. Je beheert nauwkeurig en complexe agenda's en e-mailverkeer. Je verwerkt inkomende en uitgaande post en speelt een representatieve rol in het aannemen en behandelen van telefoonverkeer, en het ontvangen en begeleiden van gasten. Je zorgt voor een snelle en effectieve afhandeling van vragen en acties die voortkomen uit mail- en telefooncontact.
Daarnaast organiseer je vergaderingen, plan je afspraken en regel je indien nodig vervoer, parkeerplaatsen en hotelovernachtingen. Je bent betrokken bij logistieke activiteiten en leveringen. Je hebt zowel intern als extern contact, bijvoorbeeld met leveranciers en Rijks brede opdrachtgevers. Ook ben je verantwoordelijk voor de registratie van zaken zoals ziekmeldingen, het klaarzetten en archiveren van vergaderstukken en mogelijk het notuleren van vergaderingen.
Kortom, een leuke, uitdagende functie waar geen dag hetzelfde is en jij echt het verschil kunt maken!
DICTU maakt dat het werkt, werk jij mee?
Als onderdeel van het team van managementassistenten zorg je er samen met je collega's voor dat het werk wordt gedaan. Je behoudt het overzicht en vangt elkaars werkzaamheden op bij afwezigheid door ziekte, vakantie of piekbelasting.
Als senior in het vakgebied draag je bij aan de ontwikkeling van het vakgebied en kun je jouw kennis en ervaring overdragen aan andere medewerkers. Je coördineert complexe informatiestromen en stelt managementinformatie samen.