Als Managementassistent laat jij de afdelingshoofden van KI&S Digitaal optimaal werken. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor de afdelingshoofden en staat ze bij met pro-actief agenda beheer, het maken van afspraken, het doen van bestellingen en het boeken van zalen. Kortom: jij bent onze steun en toeverlaat!
KI&S Digitaal zoekt een managementassistent die samen met twee collega-ondersteuners 7 afdelingshoofden ondersteunt. Je werkt in een vaste functie voor minimaal 32 uur per week, deels vanuit ons kantoor in Utrecht, deels vanuit huis. Je werkt straks samen met 2 enthousiaste en ervaren collega-managementassistenten, met wie je de 7 afdelingshoofden ondersteunt. Met z’n drieën zorgen jullie voor continuïteit: jullie zorgen voor achtervang bij ziekte of vakantie, beheren de agenda’s van de afdelingshoofden en plannen bijeenkomsten.
Dit doe je bij de Belastingdienst
Je helpt het management van KI&S Digitaal: Je beheert de agenda, je nodigt collega’s en externe gasten uit en verwerkt binnenkomende uitnodigingen. Je werkt pro-actief en attendeert het afdelingshoofd op berichten en zaken die snel opgepakt moeten worden. Je zoekt en boekt zalen voor bijeenkomsten en overleggen. Je tikt de afdelingshoofden op de schouder als belangrijke deadlines naderen. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen en door initiatief te nemen los je problemen zo veel mogelijk zelfstandig op.
Op verzoek van het afdelingshoofd doe je bestellingen en je helpt door problemen op te lossen. Jouw interesse voor de organisatie en het werk van KI&S Digitaal zet je in door de juiste prioriteiten te stellen bij de uit te voeren werkzaamheden en het plannen van vergaderingen.
Je bereidt bijeenkomsten voor en zorgt dat alles geregeld is: van het verzorgen van de uitnodiging tot het boeken van de zaal, het regelen van de lunch en eventueel het reserveren van parkeerplaatsen voor collega’s die van ver komen.
Een bijzondere baan, omdat...
- Je een gevarieerd takenpakket hebt met ruimte voor eigen initiatieven.
- Je samenwerkt met betrokken collega’s.
- Je de ruimte krijgt om te blijven leren en ontwikkelen.
- Je hybride kan werken vanuit huis, of op ons kantoor in Utrecht
- Je door je ondersteuning een bijdrage levert aan een beter functionerend KI&S.
- Je een flexibel pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden hebt
Dit zegt een collega over jouw werkomgeving
Ik hou van regelen en organiseren. Ik pak vaak ad-hoc zaken op en ben een vraagbaak voor het management. Ik zoek naar oplossingen die niet meteen voor de hand liggen. Omdat ik met veel mensen contact heb en zelfstandig kan werken, blijft mijn werk boeiend en afwisselend.” Jane, managementassistent KI&S Digitaal