Geen werkdag is hetzelfde! Jouw belangrijkste taak is het ontlasten en ondersteunen van de teamleiders van de afdeling Administratie. Je verricht team ondersteunende werkzaamheden en bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de teamleiders. Als managementassistent(e) is het van groot belang dat je signaleert, meedenkt en adviseert. Je hebt voelsprieten en bent een vraagbaak waar jouw team op kan bouwen. Tevens fungeer je als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties.
Tot je verantwoordelijkheden behoren:
- Het zelfstandig plannen van afspraken voor de leidinggevenden en eventueel anderen, en het prioriteren van inkomende verzoeken.
- Het beheren van de agenda’s: afspraken maken, prioriteiten stellen en bijdragen aan een efficiënte tijdsplanning.
- Het zorgdragen voor de inhoudelijke voorbereidingen van vergaderingen en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden, zoals het verzamelen van benodigde documentatie, notuleren en het regelen van de vergaderruimte.
- Het voorbereiden en notuleren van thema-overleggen waar de teamleider deel van uitmaakt.
- Het aanmelden, ontvangen en te woord staan van bezoekers.
- Het voeren van telefoongesprekken: inlichtingen verstrekken, informeren en doorverwijzen van derden.
- Zorgdragen voor benodigde (ICT-)autorisaties voor medewerkers van het team.
- Afhankelijk van je capaciteiten en ambities, kunnen je taken worden aangevuld met tijdelijke of structurele projecten.