Wat ga je doen?
Wij zijn op zoek naar een managementassistent die de touwtjes stevig in handen heeft. Jij zorgt ervoor dat we binnen onze afdeling voorbereid, gestructureerd en geïnformeerd kunnen werken. De functie van managementassistent is heel divers; je ondersteunt de afdeling op administratief, logistiek en secretarieel gebied. Regelmatig zal je met meerdere dingen tegelijk bezig zijn. Enkele voorbeelden van werkzaamheden:
- ondersteuning t.a.v. (administratief) proces in het algemeen en voor bezwaren en beroepsprocedures en voor WOO-verzoeken in het bijzonder
- opstellen/ bijhouden van overzichten en rapportages
- monitoren en bewaken van de planning en deadlines
- signaleren, oplossen of escaleren van eventuele knelpunten in planningen of procedures
- in- en extern aanspreekpunt zijn voor alle (internationale) stakeholders in het proces
- beheren van mailboxen, agenda’s en digitale werkdossiers
- agendaondersteuning van leidinggevenden
- verzamelen en bewerken van informatie (voor brieven, rapportages, vergaderstukken e.d.)
- verzorgen van correspondentie en mailingen
- plannen en organiseren van (complexe) interne en externe vergaderingen/ bijeenkomsten (incl catering en zalen)
- notuleren van bijeenkomsten en borgen van de voortgang van acties en besluiten
- hanteren van procedures en administratieve werkwijzen en communiceren over eventuele wijzigingen