Ingewikkelde agenda’s beheren, belangrijke stukken verzamelen, vergaderingen en bijeenkomsten organiseren. Als managementassistent zet jij je hard in om de leden van de ambtelijke leiding van het ministerie van VWS te ontzorgen. Door jouw inzet kunnen zij hun werk voor het ministerie zo goed mogelijk doen. Dat doe je voornamelijk vanuit Den Haag.
Wat ga je doen als managementassistent?
Het grootste deel van jouw taken bestaat uit complex agendabeheer. Je organiseert bijvoorbeeld bijeenkomsten. Daar zijn soms veel verschillende partijen bij betrokken: samenwerkingspartners, derden en ministers. Jij stemt de agenda’s met de verschillende partijen af, reserveert de vergaderzaal, boekt een cateraar voor de lunch en regelt chauffeurs. En natuurlijk zorg je ervoor dat alle stukken voor de vergadering op tijd en bij de juiste personen zijn. Op drukke dagen ben je soms iets langer aan het werk. Daartegenover staat dat je op minder drukke dagen soms eerder naar huis kan.
De uitdaging van jouw rol zit in de afwisseling. Je ondersteunt namelijk meerdere secretariaten. Dat betekent dat je ondersteuning biedt waar je op die dag nodig bent. Dat doe je vaak samen met 1 van de 6 vaste managementassistenten. Gelukkig ben jij supersterk in het schakelen tussen onderwerpen. En omdat je soms veel hulpvragen krijgt, weet je duidelijke prioriteiten te stellen. Je werkt in een team van 5 flexondersteuners. In totaal bestaat het gehele secretariaat uit 19 managementassistenten. Ook heb je veel contact en een nauwe samenwerking met ambtelijk adviseurs en regelmatig ook met de Kamerbewaarders.
Herken jij jezelf hierin?
Jouw inzet zorgt ervoor dat het management hun werk zo goed mogelijk kan doen. Daarom is het belangrijk dat je zorgvuldig en geordend werkt. Ook kun je goed herkennen wanneer de processen vastlopen. Het lukt je om daar creatieve oplossingen voor te bedenken. Ook lukt het je om goed om te gaan met onverwachte vragen of problemen. Om succesvol te zijn in jouw rol neem je verder mee:
- minstens mbo-werk- en -denkniveau, bijvoorbeeld aantoonbaar door een diploma van een secretariële opleiding
- minstens 2 jaar werkervaring als directiesecretaris, managementassistent of managementondersteuner
- ervaring met Microsoft Office
- ervaring met vergader- en organisatiesoftware, zoals iBabs of Marjolein
- ervaring met het beheren van ingewikkelde agenda’s bij een grote organisatie
- je bent beschikbaar op woensdag en vrijdag en dan ben je op kantoor, overige dagen zijn in overleg. Je werkt grotendeels op kantoor
- Salarisniveau schaal 8
- Maandsalaris Min €3.246 – Max. €4.340 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur 1 jaar, met uitzicht op onbepaalde tijd bij goed functioneren.
- Minimaal aantal uren per week 27
- Maximaal aantal uren per week 36
Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:
- een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen
- voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat
- veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied
- je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat
- Richt je sollicitatie aan Mariska Lukus (manager secretariaat BPZ) onder vermelding van vacaturenummer VWS23-1057(BPZ).
- Ben je al in vaste dienst van het Rijk en heb je een vaste aanstelling, dan kun je op basis van je vaste aanstelling ook bij ons in dienst treden.
- Je werkt in deze functie met vertrouwelijke informatie. Daarom kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ook heb je een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) nodig.
- Tijdens de sollicitatieprocedure bekijken we mogelijk jouw openbare informatie op LinkedIn. Omdat we zo nog een beter beeld krijgen van jouw ervaring, kennis en competenties.
Meer over de functiegroep Managementondersteuner
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Meer over jouw toekomstige afdeling
De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken is verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de politieke en ambtelijke top van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). BPZ heeft tot kerntaak om met de directies te zorgen voor tijdige en kwalitatief hoogwaardige advisering die leidt tot goede besluitvorming door de politieke en ambtelijke top. Als regisseur/procescoördinator is de directie BPZ een verbindende schakel tussen directies en concernorganisaties en van en naar bewindspersonen, de bondsraadsleden en ook intra- en interdepartementaal en het parlement. Daarnaast heeft de directie tot taak om de plaatsvervangend secretaris-generaal (pSG) en SG te ondersteunen in hun eigenaarsrol van de concernorganisaties.
BPZ is georganiseerd in vijf teams: Bestuurlijke en Politieke Advisering, Logistiek en Kabinet, Secretariaten, Stukkenstroom, Concernsturing en Bureau BVA/FG. Bij de directie werken ongeveer vierenzeventig mensen.
Team Secretariaten
Het Team Secretariaten bestaat uit ca. 19 personen en is onderverdeeld in de secretariaten van de Bewindspersonen, SG en pSG, DG's, Flex ondersteuners en Directie BPZ. Wij werken allen nauw samen in een open sfeer. Regelmatig zijn er activiteiten, die je ook mede helpt organiseren. We streven er continu naar om samen een hoge professionele standaard neer te zetten, waarbij de bewindspersonen en de bestuursraad zo optimaal mogelijk worden ondersteund.
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS)
Talent als basis, diversiteit als kracht
VWS stimuleert een inclusieve organisatiecultuur, waarin alle medewerkers actief betrokken en opgenomen worden in de groep. Waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.
VWS werkt aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Ruim 6.700 mensen zetten zich in voor goede en betaalbare zorg en ondersteuning, een gezonde levensstijl, voldoende beweging, (top)sportvoorzieningen en goede voeding. Ons werk is betekenisvol, wat maakt dat onze mensen hun baan écht leuk vinden. Dat zorgt voor een goede sfeer, waarbij je vrijheid hebt in je werk. We willen dat iedereen wordt gezien, gehoord en gewaardeerd in een veilige werkomgeving.
Het werk is nooit saai, want we moeten voortdurend vernieuwen en met oplossingen komen. Hierbij denken we niet alleen vanuit onszelf. We luisteren ook goed naar de mening van anderen. We vinden het daarom belangrijk dat jij jezelf kunt zijn en je mening durft te geven. Zo leren we van elkaar. Want we kunnen het niet alleen. We werken daarom samen met partners, andere ministeries, professionals uit de zorg en natuurlijk inwoners van Nederland.
Bij het beleidsdepartement van VWS werken ruim 2.000 mensen. Daarnaast werken nog eens 4.700 mensen bij de concernpartners van VWS. Zoals het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), de Nederlandse Sportraad en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Ook zijn we verantwoordelijk voor een aantal zelfstandige bestuursorganen. Zoals het Zorginstituut, de Dopingautoriteit en het College Beoordeling Geneesmiddelen.
Samen beter. Doe je mee?
Stel gerust je vraag
Meer informatie over deze vacature
Meer informatie over de sollicitatieprocedure
Solliciteren?
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.
Relevante vacatures
-
Senior adviseur bestuurlijke zaken uitvoeringsorganisaties - financieel
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en SportBekijk de vacature -
Beleidsadviseur Wmo – sociale basis
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS)Bekijk de vacature -
1e lijnsadviseur informatiebeveiliging en Privacy (IB&P)
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en SportBekijk de vacature