Ben jij op zoek naar een betekenisvolle baan, midden in de dynamiek van het programma Open Overheid?
Als managementondersteuner van het Programma Open Overheid (POO) heb jij een centrale plek binnen het bedrijfsbureau. Je bent de regisseur van de werklast rondom de MT-leden, je fungeert als vraagbaak voor heel veel collega’s en je vormt de connectie tussen de MT-leden en stakeholders van zowel binnen als buiten POO. Met jouw rol binnen POO als managementondersteuner op het secretariaat heb je een spilfunctie; een leuke dynamische functie met veel taken en verantwoordelijkheden. Je werkt nauw samen met je collega managementondersteuners, waarbij je samen het secretariaat runt en elkaar vervangt in voorkomende gevallen. Daarnaast heb je ook een nauwe samenwerking met de andere collega’s binnen het bedrijfsbureau.
Je bent dienstverlenend maar ook kritisch en assertief als er ingegrepen dient te worden, een echte poortwachter. Je kunt goed met vertrouwelijke informatie omgaan. Je bent gewend aan complex agendabeheer, je schrikt niet van wijzigingen op het laatste moment, en je wordt niet warm of koud van hectische omstandigheden. Je hebt overzicht over informatiestromen en processen en faciliteert de MT-leden zo praktisch mogelijk
Werkzaamheden
- Beheer van de complexe agenda en mailbox van MT-leden POO;
- Organiseren van kleine en grote in- en externe bijeenkomsten;
- Administratieve en organisatorische werkzaamheden (o.a. kantoorartikelen bestellen, bloemen bestellen, bezoekers aanmelden bij de receptie, hotelovernachtingen boeken);
- Daarnaast regel je alles omtrent de indiensttreding van nieuwe medewerkers. Je voorziet ze van de juiste documentatie, regelt alle ICT- en IT-middelen en zorgt dat alles startklaar is op de eerste werkdag;