Wat ga je doen?
Het ontzorgen van de directeur Klantcontact en Controlerend Onderzoek (en voor bepaalde taken de drie afdelingshoofden van de directie) is je hoofdtaak. Door jou kan de directeur Klantcontact en Controlerend Onderzoek zich helemaal richten op haar kerntaken, omdat ze weet dat de organisatorische en secretariële taken goed zijn geregeld.
We zoeken een collega die weet wat nodig is om optimaal te ondersteunen. Elke dag is anders.
Qua werkzaamheden kun je denken aan:
- Intensief en complex agendabeheer & planning
- Onderhouden van interne en externe contacten
- Organiseren van diverse soorten bijeenkomsten, van vergaderingen en afdelingsoverleggen tot aan borrels, dienstreizen, heidagen en diners, inclusief het regelen van accommodaties en catering en het meedenken over het programma
- Voorbereiden en opstellen van de agenda van overleggen, inclusief het verzamelen van stukken en de vastlegging van bepaalde overleggen
- Meelezen van de inkomende en uitgaande e-mail van je directeur en het prioriteren hiervan, waarbij je goed in staat bent om de belangen van de directeur te signaleren
Je bent de eerste contactpersoon en het representatieve visitekaartje, niet alleen als intern aanspreekpunt, maar ook voor de buitenwereld. Natuurlijk ben je integer en ga je discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je zoekt op het juiste moment afstemming met je directeur of het afdelingshoofd en betrokken collega’s. Onze organisatie is in ontwikkeling en daarom zoeken we een collega die graag meedenkt, bijvoorbeeld hoe we werkprocessen efficiënter kunnen inrichten en er is veel ruimte voor eigen initiatief.
Je werkt in een zelfstandig, professioneel en hecht team van managementondersteuners, waarbij iedere managementondersteuner verantwoordelijk is voor een eigen directie. Vervanging bij afwezigheid wordt onderling afgestemd en voor grotere projecten trek je regelmatig met elkaar op. Het is mogelijk om deels vanuit huis te werken. Afhankelijk van de afspraken die je met de directeur maakt, sluit jouw aanwezigheid op kantoor aan op de aanwezigheid van de directeur die je ondersteunt.