Managementondersteuner

De Penitentiaire Inrichting (PI) Grave staat voor een veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie en werkt samen met haar ketenpartners en gedetineerden aan een succesvolle re-integratie in de samenleving. Als waardevolle managementondersteuner speel jij een sleutelrol in het ondersteunen van de directie bij het realiseren van deze missie. Je biedt secretariële ondersteuning ten behoeve van directie en middenkader.
Interesse gewekt? Lees dan snel verder.

Jouw rol
Als Managementondersteuner ligt jouw focus op het efficiënt ondersteunen van het management. Met jouw klantgerichte en stressbestendige instelling behoud je altijd het overzicht en bewaak je de rust, zelfs in drukke en uitdagende situaties. Hierdoor draag je bij aan een gestructureerde en prettige werkomgeving. Je takenpakket is breed en veelzijdig, met een mix van administratieve en secretariële verantwoordelijkheden. Dankzij jouw ondersteuning kan het management zich volledig concentreren op inhoudelijke vraagstukken.

Je werkt uitsluitend op locatie in Grave en fungeert als aanspreekpunt voor zowel interne medewerkers als externe partijen. Hiermee ben je het visitekaartje van de directie. De afdeling Bureau Management Ondersteuning bestaat uit twee managementondersteuners

Agendabeheer:
Jij beheert de agenda’s van de directie en bewaakt dat afspraken worden nageleefd. Eventuele knelpunten in de planning signaleer je proactief, en je denkt mee over oplossingen om de agenda efficiënt en overzichtelijk te houden.

Vraagbaak, ondersteuning en aanspreekpunt:
Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe partijen over diverse werkzaamheden van facilitaire aard, zoals bestellingen, uitgifte laptops en beheer vergaderruimten. Je coördineert uiteenlopende vragen en zet acties uit bij de juiste personen binnen of buiten de organisatie. Daarmee ben jij een belangrijk visitekaartje van de directie.

Ondersteuning HR
Een deel van je werk omvat het ondersteunen van HR-processen, zoals het wervingsproces, administratieve ondersteuning van de verzuimcoördinator bij het registreren van ziek- en herstelmeldingen en het opstellen van diverse HR-gerelateerde documenten. Met jouw proactieve aanpak signaleer je knelpunten en stel je verbeteringen voor, waardoor de processen continu wordt geoptimaliseerd.

Ondersteuning Juridische zaken
Je verricht administratieve ondersteuning aan onze juridische afdeling. Deze afdeling adviseert over juridische aangelegenheden inzake gedetineerden.

Vergaderingen en bijeenkomsten:
Je organiseert vergaderingen en zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding. Dit omvat het verzamelen van benodigde stukken, het plannen van de agenda en het uitnodigen van deelnemers. Tijdens de vergaderingen maak je notulen en stel je actielijsten op, zodat alle afspraken en beslissingen nauwkeurig worden vastgelegd.

Post- en informatiestroom:
Binnengekomen (digitale) post en andere informatie beoordeel je nauwkeurig. Je bepaalt prioriteiten, leidt berichten door naar de juiste personen en bewaakt de samenhang in de informatiestroom.

Bezoekers ontvangen:
Je ontvangt en begeleidt bezoekers van de directie, waarbij je zorgt voor een professionele en gastvrije ontvangst.