Managementondersteuner

Ben jij flexibel, pro-actief en een écht organisatietalent? Denk jij altijd een stap vooruit, ontzorg je en neem je de regie? Voel jij je thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving en ben je een echte spin in het web? Dan is deze rol als managementondersteuner bij de directie Strategie, Beleid en Internationaal echt iets voor jou!

Dit doe je bij de Douane

Als managementassistent heb je een uitdagende mix van administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden. Hierbij werk je nauw samen met de managementassistenten binnen de directie SB&I. Je draagt primair zorg voor een effectieve administratieve en organisatorische ondersteuning van het MT SB&I, zodat zij optimaal hun werk kunnen uitvoeren. Hierbij fungeer je voor het MT als vraagbaak, c.q. front-office. Ook zorg jij als managementassistent voor een soepele organisatie en coördinatie van de ondersteunende processen, administratie en informatiestromen. 

De werkzaamheden die bij de functie horen zijn onder andere:

• Het beheer van de agenda en prioritering en afhandeling van de e-mail, daarbij rekening houdend met de gestelde prioriteiten door de afdelingshoofden en teamleiders;
• Het plannen, organiseren van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten;
• Het fungeren als vraagbaak c.q. front-office;
• Het generen van managementoverzichten;
• Het inschatten van belang en urgentie, onderlinge verbanden en consequenties van afhandeling van actiepunten, vragen en verzoeken voor de afdelingshoofden en teamleiders. De voortgang en afhandeling hiervan bewaken en tevens signaleren en rappelleren indien nodig;
• In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat je verantwoordelijk bent voor de vastlegging en verzorging van de notulen.

   

  Verder is het belangrijk dat je informatiestromen kunt coördineren. Het is hierbij noodzakelijk dat je op inhoudelijk vlak tot op zekere hoogte bent van de werkzaamheden van de afdelingshoofden en teamleiders. Denk hierbij aan welke werkgroepen/overleggen het MT moet bijwonen. Je bent bereid om hiervoor annotaties bij de teamleiders en beleidsadviseurs op te vragen, zodat het MT goed voorbereid aan een overleg kan deelnemen.

Een bijzondere baan, omdat...

• Iedere dag anders is en je de mogelijkheden krijgt om afwisselende taken op te pakken.
• Je onderdeel bent van een energiek en gezellige afdeling en team, waarin samenwerking belangrijk is en we voor elkaar klaar staan;
• Je een belangrijk onderdeel bent in de verdere vormgeving van SB&I;
• Er veel ruimte is voor jouw persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Als management assistent binnen de directie Strategie, Beleid & Internationaal heb je een afwisselende baan, waarbij je nauw samenwerkt met andere management assistenten en het management. Je bent werkzaam in een veelzijdige omgeving, wat maakt dat echt geen dag hetzelfde is en dat maakt de functie leuk en uitdagend" - Iris, Management assistent.

Wanneer past deze baan bij je?

Wil jij een cruciale rol spelen in het ondersteunen van de afdelingshoofden en teamleiders binnen een dynamische en politiek-bestuurlijke organisatie? Ben jij de ondersteunende en positieve spin in het web die wij zoeken, die zaken proactief oppakt, MT-leden weet de ontzorgen en daarnaast stevig in zijn/haar schoenen staat? Solliciteer dan nu!

Voor deze functie gaan we uit van het werk- en denkniveau op MBO-niveau. 

Dit kun je als volgt aantonen:

• Je bent in het bezit van een mbo-diploma, bij voorkeur in de richting van managementassistent; of je hebt aantoonbaar mbo werk- en denkniveau door relevante werkervaring; 
• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring in een ondersteunende secretariële functie;
• Je hebt ervaring met administratief behandelen en afhandelen van verzoeken;
• Je hebt bij voorkeur ervaring met ConnectPeople, SAP en SRM; 
• Je hebt kennis van Microsoft Office; 
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands; 
• Je beschikt over een grote mate van zelfstandigheid. 

Jouw competenties

• voortgangscontrole
• klantgerichtheid
• organisatiesensitiviteit
• plannen en organiseren
• integriteit

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Op donderdag 24 september vinden de selectiegesprekken plaats op locatie Laan op Zuid 45 te Rotterdam. 

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.