Als managementondersteuner ben je breder bezig dan dat je misschien denkt! Jij bent namelijk de rechterhand van een divisiehoofd, chief of directeur en ontzorgt deze zodat hij/zij zich volledig kan richten op de inhoud van het werk en daar draag jij indirect aan bij: veiligheid van voedsel en consumentenproducten, dierenwelzijn en natuur. Kort gezegd; veel verantwoordelijkheden, uitdagingen, afwisseling en maatschappelijke relevantie. Kom jij de directie Handhaven verder helpen?
We hebben 2 functies vacant, in de ene functie ga je structureel werken voor één divisiehoofd en de andere functie is een flex rol. Dan spring je bij waar nodig en brengt rust en overzicht op verschillende plekken binnen de directie Handhaven waar je in een team werkt met 25 managementondersteuners.
Stressbestendig zijn, is voor beide functies een belangrijke voorwaarde. Voor beide functies geldt dat je de organisatie snel van binnen en buiten leert kennen en je netwerk zich snel uitbreidt. Snel kunnen aanvoelen wat er nodig is en hoe de hazen lopen binnen de organisatie zijn dan ook van belang. In de flex rol word je natuurlijk niet elke dag gewisseld, vaak zit je wel een paar maanden op een plek zodat je de divisie en divisiehoofd/chief goed leert kenen. Of je ondersteunt voor 1 of 2 vaste dagen een divisiehoofd/chief en bent de andere dagen flexibel inzetbaar. We kijken wat op dat moment nodig is en passend is voor jou. Waar je ook zit, jij bent hét rustpunt en klankbord. Je maakt dagelijks het verschil voor een divisiehoofd/chief en hierdoor indirect ook voor de andere collega’s binnen Handhaven.
Wat ga je doen?
Je houdt de agenda en inbox haarscherp in de gaten en binnenkomende telefoontjes, e-mail en post handel je klantvriendelijk af. Je handelt hierin pro-actief zodat je divisiehoofd of chief hier geen omkijken naar heeft. Je houdt hem of haar scherp en toont lef door indien nodig zelfstandig zaken af te handelen. Je verzamelt vergaderstukken, bereidt de agenda van MT’s voor en zorgt voor goede archivering. Ook organiseer je vergaderingen (met externen), interne afspraken en (externe) bijeenkomsten en zorg je voor de juiste (digitale) vergaderlocatie en regel je alles wat daar verder bij komt kijken. Ook kan het zijn dat je vergaderingen notuleert of de acties en besluiten vastlegt. Daarnaast ondersteun je (indien nodig) de werving- en selectieprocedures binnen de divisie en zet je facilitaire verzoeken uit bij de Servicedesk. Je bewaakt de afgesproken termijnen en levert een bijdrage aan de continue verbetering van secretariële en administratieve werkprocessen.
Natuurlijk is er ook ruimte om extra taken op je te nemen, zelfontwikkeling staat bij de NVWA hoog op de agenda. Bij de NVWA krijg je namelijk volop kansen om jezelf verder te ontwikkelen door deel te nemen aan interne projecten of een opleiding/cursus volgen.
Voor de selectie van deze vacature maken wij gebruik van een persoonlijkheidsvragenlijst. Als je bent geselecteerd na de brief en cv selectie, dan ontvang je van ons een link naar een online persoonlijkheidsvragenlijst. Deze link zal je dus pas ontvangen na de sluitingsdatum van deze vacature.
Stress? Dat heb jij zelden! Je weet het hoofd koel te houden en flexibel te zijn ondanks de drukke agenda, hoge prioriteiten en verschillende belangen. Dit zie jij juist als een mooie uitdaging. Plannen en organiseren kan jij als geen ander. Problemen weet je zelfstandig en creatief op te lossen. En je prioriteert altijd met het grotere belang in gedachten. Het ontzorgen van je divisiehoofd/chief is op jouw lijf geschreven.
Daarnaast zien we graag het volgende:
- Minimaal MBO4 niveau werk- en denkniveau.
- Een kei in MS office.
- Goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- Bekend met afwisselend werk en snel schakelen.
- Ervaring als managementondersteuner, binnen of buiten de Rijksoverheid is een pré.
- Het zou ons helpen als jij op donderdag en vrijdag beschikbaar bent.
Ben je na het lezen van deze vacature enthousiast geworden? Graag ontvangen wij dan antwoord (van maximaal 1 a4) op onderstaande 4 vragen, en een CV van je!
- Waarom spreekt deze vacature je aan bij de NVWA?
- Wat maakt jou geschikt voor deze functie?
- Wat is jouw beeld bij ontzorgen van je divisiehoofd of chief en hoe geef jij hier invulling aan. Kan je dit met een voorbeeld beschrijven?
- We vragen van je om stressbestendig te zijn. Beschrijf jouw aanpak in stressvolle situaties, bij voorkeur aan de hand van een voorbeeld.
Competenties:
- klantgerichtheid
- voortgangscontrole
- plannen-en-organiseren
- organisatiesensitiviteit
- samenwerken
Beperk je in deze brief tot alleen de beantwoording van deze vragen. Een aanvullende motivatiebrief is dus niet nodig.
Hoe vinden jouw mogelijk nieuwe collega’s het om bij de NVWA te werken als managementondersteuner?
Jolanda, managementondersteuner divisiehoofd Inspectie:
Vanuit mijn ervaring als managementondersteuner kan ik vertellen dat het een veelzijdige en dynamische functie is. Van tevoren weet ik niet hoe een dag eruit gaat zien. Afspraken inplannen, stukken voor een vergadering verzamelen maar ook de email van mijn divisiehoofd bijhouden en grote meetings organiseren. Het bijhouden van de mail van mijn divisiehoofd maakt dat ik op de hoogte ben van wat er allemaal speelt, zo kan ik ook de acties voor hem bewaken en prioriteren wat als eerste opgepakt moet worden. Dat maakt het vooral heel erg leuk! En de afwisseling van werkzaamheden zorgt dat het nooit saai is.
Julia, managementondersteuner afdelingshoofd Directiestaf:
Als managementondersteuner geniet ik ervan om als onmisbaar onderdeel van het team te worden gezien. Het is geweldig om te ervaren hoe ik het leven van mijn manager zoveel makkelijker kan maken en rust kan brengen in de chaos van hun dagelijks leven. Het proactief regelen van zaken voordat anderen bedacht hebben dat dit moet gebeuren, maakt mijn werk elke dag weer uitdagend. Ik vind het fantastisch om bij te dragen aan een gestroomlijnde werkomgeving en ik ben blij dat ik daar ook alle ruimte voor krijg binnen de NVWA.
Als managementondersteuner bij de NVWA ben je nooit uitgeleerd!
De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele)achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, arbeidsbijzonderheid of geaardheid.
- Salarisniveau schaal 7
- Maandsalaris Min €3.016 – Max. €3.879 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur 1 jaar
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 36
Naast een inwerkprogramma dat past bij jouw functie en ruime opleidings- en/of coaching mogelijkheden voor jouw verdere professionele ontwikkeling, bieden we ook de onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden:
Individueel Keuze Budget
Je krijgt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris. Je kunt je IKB bijvoorbeeld laten uitbetalen, bijvoorbeeld per maand of per jaar, maar je kunt ook extra verlofuren kopen. Daarnaast kun je je IKB gebruiken om belastingvrij een (elektrische) fiets voor woon-werkverkeer aan te schaffen, je thuiskantoor in te richten of zelfs je woning te verduurzamen. Om dit aan te moedigen biedt de Rijksoverheid bovenop het IKB hierbij ook een werkgeversbijdrage.
Vakantiedagen
Per jaar heb je recht op 144 vakantie-uren en 64 IKB-verlofuren, wanneer je 36 uur per week werkt. Werk je meer of minder? Dan worden deze uren naar verhouding berekend. En heb je wat minder behoefte aan vakantie? Dan kun je je er ook voor kiezen om je 64 IKB-verlofuren uit te laten betalen of laten toevoegen aan je IKB-spaarverlof
Reiskostenvergoeding
Je ontvangt een mobiliteitskaart waarmee je voor woon-werk verkeer 2e klas met de trein kunt reizen. Ga je met de fiets naar het werk? Dan ontvang je per gefietste kilometer €0,21 aan reiskostenvergoeding.
Mocht je een ambulante functie hebben, dan kom je in veel gevallen ook in aanmerking voor een elektrische dienstauto. Deze mag je op basis van bijtelling daarnaast ook privé gebruiken.
Verlofregelingen
Voor verschillende situaties kent het Rijk verlofregelingen, zoals (aanvullend) geboorteverlof (maximaal 5 weken 100% doorbetaald), ouderschapsverlof (maximaal 9 weken 100% doorbetaald in het eerste jaar en aanvullend 75% voor 4 weken), zorgverlof en adoptie-/pleegzorgverlof.
Pensioen
De Rijksoverheid heeft een aantrekkelijke pensioensregeling bij ABP, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Lees hier meer over de pensioensregeling bij ABP.
Extra toeslagen en vergoedingen
Voor sommige functies bij de NVWA is het nodig om buiten de reguliere kantoortijden te werken of bereikbaar te zijn. Daar staan echter ook extra toeslagen of vergoedingen tegenover. Zo kennen wij een toelage bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdienst en een toelage onregelmatige dienst.
- De sollicitaties worden volgens geldende afspraken in beschouwing genomen, waaronder de CAO Rijk- en NVP-sollicitatiecode.
- Voor werken bij de NVWA is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.
- Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, dan wordt het vaste contract allereerst voorafgegaan door een jaarcontract. Bij gebleken geschiktheid volgt in beginsel na een jaar omzetting in een vast contract voor onbepaalde tijd.
- Betreft het een vacature met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast, maar heb jij al een vast dienstverband als rijksambtenaar? Dan behoud je dit vast dienstverband.
- Betreft de vacature in eerste instantie een functie voor bepaalde tijd, dan wordt deze vacature niet opnieuw opengesteld als deze functie vast ingebed kan worden in de organisatie en de (in eerste instantie) tijdelijke vacature vervuld werd door een interne medewerker met een vast dienstverband.
- Een online screening via bijvoorbeeld zoekmachines of sociale media, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
- Een competentietest en/of een assessment kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
- Een uitgebreide screening A of B door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) kan een vereiste zijn voor een aantal functies bij de NVWA, o.a. bij de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (IOD).
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Meer over de functiegroep Managementondersteuner
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Meer over jouw toekomstige afdeling
De NVWA bestaat uit vier directies, waarvan de directie Handhaven er één is. Een onderdeel van deze directie is de Directiestaf, deze is verantwoordelijk voor bestuurlijke, procesmatige en administratieve ondersteuning.
Onder de directiestaf vallen ook de managementondersteuners, of zoals wij ze graag noemen managementversterkers.
De werksfeer is open, ongedwongen en informeel. Wij bieden jou veel kansen voor persoonlijke en professionele ontwikkeling. Jouw werk binnen de NVWA doet er toe!
In deze functie ben je de steunpilaar voor directeuren en/of managers. Collega’s kunnen op jou bouwen en naast jouw vaste takenpakket is er veel ruimte voor eigen inbreng. Zo heeft de NVWA diverse netwerken, waaronder het MO-netwerk. Dit is het managementondersteuners netwerk waarin collega’s informatie met elkaar delen, en er worden leuke activiteiten georganiseerd zodat je elkaar beter leert kennen.
Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)
We vinden het in Nederland heel normaal dat de producten die we gebruiken en alles wat wij eten veilig is. Dat dieren goed worden behandeld, ook als ze voor de slacht bestemd zijn. Groente en fruit willen we gedachteloos kunnen consumeren en ook andere producten zijn ‘natuurlijk’ in orde. We willen onbekommerd in de natuur kunnen wandelen en speelgoed voor onze kinderen kopen zonder achterdocht. Als consumenten vertrouwen we daar gewoon op, voor ons is dat vanzelfsprekend.
Maar we vergeten soms dat bedrijven dagelijks hard werken aan die hoge standaard. Dat het voor ondernemers niet altijd makkelijk is om aan alle geldende wet- en regelgeving te voldoen. We vergeten ook dat de overheid daarop toeziet. Veiligheid klinkt zo eenvoudig, maar dat is het niet.
Wat doet de NVWA?
De medewerkers van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) werken dagelijks hard om die standaard te behouden. In gesprek met ondernemers in de horeca, de slachterijen, de plantenteelt en met andere producenten ziet de NVWA toe op de voedsel- en productveiligheid, plantgezondheid en het welzijn van dieren, natuur en milieu. Met (inter)nationale wet- en regelgeving in de hand. We gaan uit van vertrouwen, maar tegen ondernemers die het niet zo nauw nemen, treden we stevig op. In het belang van de samenleving.
Wij kijken scherp waar de grootste risico’s zitten en waar toezicht het hardst nodig is, zodat we consumenten en anderen tijdig kunnen informeren. Ook heeft de NVWA een belangrijke rol bij exportkeuringen en bij de import van producten in Europa.
Waar staat de NVWA voor?
De NVWA is verantwoordelijk voor het toezicht op dierenwelzijn, diergezondheid, voedselveiligheid, productveiligheid, tabaks- en alcoholontmoediging, plantgezondheid en natuur en milieu.
De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Dat maakt het werk waardevol en uitdagend.
De NVWA is een Agentschap van het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN) en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
Stel gerust je vraag
Meer informatie over deze vacature
Meer informatie over de sollicitatieprocedure
Solliciteren?
Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.