In jouw rol als managementondersteuner zorg je voor een overzichtelijke en actuele agenda. Je beheert en bewaakt de agenda van een MT-lid en signaleert tijdig eventuele knelpunten. Het agendabeheer is complex, omdat je met veel externe partijen te maken hebt. Ook zorg je dat vergaderstukken tijdig beschikbaar zijn.
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor een aantal facilitairie zaken, zoals:
- reserveren vergaderzalen;
- aanmelden van bezoekers;
- regelen van catering;
- Afhandelen van telefoontjes, e-mail en post.
Om je werk goed te kunnen doen is het belangrijk dat je weet wat er speelt binnen de directie. Hiervoor heb je wekelijks overleg met een MT-lid, sluit je aan bij directie-bijeenkomsten en sociale activiteiten.
Je doet dit allemaal niet alleen. Je werkt binnen een team met 4 collega’s. Op hen kun je terugvallen. Met de collega’s van het secretariaat werk je samen vanuit 1 dienstpostbus. Indien nodig neem je werkzaamheden van elkaar over.
Om deze functie goed te kunnen vervullen, ben je van nature een energiek persoon die gemakkelijk contact maakt, vlot en helder communiceert, en graag samenwerkt. Je bent klantgericht en flexibel, want de dag loopt vaak anders dan je van te voren had gedacht. Je handelt proactief en signaleert knelpunten tijdig. Jouw werkwijze is efficiënt, effectief en je bent accuraat. In drukke tijden houd je het hoofd koel en ben je in staat prioriteiten te stellen.