Het College van procureurs-generaal vormt het landelijk bestuur van het Openbaar Ministerie. Het College wordt hierin bijgestaan door een landelijke staf, gezamenlijk het Parket-Generaal (PaG) genoemd. Het PaG is opgedeeld in verschillende afdelingen. Binnen de afdeling Bedrijfsvoering en Staf zijn de volgende disciplines: secretariaatsfunctie, HRM advisering, business & financial control, facilitair management en informatiemanagement.
OMdat je elke dag de kans hebt om te groeien, is geen dag hetzelfde. Dat maakt deze functie zo leuk en uitdagend.
De drie belangrijkste elementen van de functie zijn:
- agendabeheer en mailboxbeheer, je maakt de puzzel van verschillende agenda’s en houdt daarbij rekening met de wensen van jouw functionaris;
- het ontvangen van bezoek en deze gasten begeleid je op een prettige manier;
- het zorgdragen voor een goed lopend secretariaat.
Als managementondersteuner ben je primair verantwoordelijk voor het zo organiseren van de werkzaamheden dat de beschikbare werktijd optimaal wordt benut. Dit gebeurt onder andere door een continu timemanagement van de agenda. Belangrijk is dat je samen met jouw directe collega’s zorg draagt voor een soepel lopend secretariaat en proactief bijspringt waar nodig.
Je verricht alle voorkomende secretariële en ondersteunende werkzaamheden. Je regisseert de agenda en de bijbehorende stroom van informatie (e-mail verkeer, telefoon, vergaderstukken). Daarbij houd je rekening met belangen, prioriteiten en samenhang met andere zaken. Tevens dien je de samenhang met de agenda’s en portefeuilles van de andere functionarissen (procureurs-generaal, directeuren en MT-leden) te bewaken en daarop te sturen. Je maakt zelfstandig en op basis van voldoende informatie een zorgvuldige inschatting van de verschillende belangen zodat (ook zonder ruggespraak) tijdig een besluit kan worden genomen over de dagindeling en agenda-invulling. Je onderhoudt daartoe veel contact met interne en externe stakeholders, waarmee je helder en zakelijk communiceert met gevoel voor de context en de politieke setting.
Je ontvangt en begeleidt het nationale en internationale bezoek dat op het Parket-Generaal komt op een prettige en klantvriendelijke manier.