Ben je enerzijds sterk in plannen, organiseren en prioriteren en anderzijds flexibel en servicegericht? Zijn dit vaardigheden die jou kenmerken, dan hebben wij een mooie, leerzame nieuwe uitdaging. Wij zoeken namelijk een collega die als managementondersteuner komt werken bij onze directie Curatieve Zorg (CZ) van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS)!
Wat ga je doen als managementondersteuner?
Je werkt primair voor het MT-lid ggz (managementteam lid Geestelijke Gezondheidszorg). Naast haar directe ondersteuner ben je back-up voor de andere collega’s. Je puzzelt graag met complexe agenda's want ons MT is druk bezet en er wordt continu een beroep op hen gedaan. Dit betekent dat gedurende een dag meerdere agenda's worden aangepast en dan komt de planner in jou naar boven. Samen met het team beheer- en structureer je de agenda’s van de MT-leden zodat deze overzichtelijk blijven en zorg je dat ze vergaderstukken op tijd ontvangen.
Daarnaast voer je diverse secretariële werkzaamheden uit zoals het inplannen van complexe afspraken, het boeken van interne en externe vergaderzalen en het verzorgen van de eerste opmaak en correctiestap van nota’s en brieven. Je zorgt voor een optimale bereikbaarheid van het secretariaat. Je anticipeert op vragen en zorgt dat acties tijdig en goed worden uitgevoerd.
Je komt in eerste instantie te werken in een team van 7 managementondersteuners, jullie vormen een collegiaal secretariaat. Met elkaar bespreken en zorgen jullie voor voldoende bezetting op alle werkdagen. De managementondersteuners werken net als alle andere collega’s minimaal twee dagen per week op kantoor.
Jullie verdelen de werkzaamheden en bij afwezigheid vervangen jullie elkaar. Je bent breed inzetbaar en zorgt mede voor een goed draaiend secretariaat dat de directie op alle mogelijke manieren ontzorgt.
“Bij ons ben je zeker van een drukke, leuke en afwisselende baan in een gezellig, collegiaal team waarin je de ene dag niet weet wat de volgende dag je gaat brengen.
Elke dag is weer een verrassing!!” – Jacqueline Pas, managementondersteuner CZ.
Herken jij jezelf hierin?
Omdat je in een dynamische omgeving werkt is het belangrijk dat je proactief en stressbestendig bent. Het leggen en onderhouden van contacten gaat jou gemakkelijk af. Op je uitdrukkingsvaardigheid (mondeling en schriftelijk) is niets aan te merken en je werkt secuur. Je pakt werkzaamheden proactief op en kunt prioriteren bij hoge werkdruk. In de hectiek neem je ook tijd voor reflectie. Je kunt relativeren, want wij werken hard en met plezier.