Al is de dag nog zo hectisch, jij regelt het. Orde, overzicht, het stellen van prioriteiten, daar ga jij voor als managementondersteuner. Dankzij het werk van jou en je directe collega´s maak jij het mogelijk dat de directie Infectieziektebeleid zich kan richten op haar belangrijke taak: het maken van beleid ter bestrijding en voorkoming van infectieziekten!
Wat ga jij doen als managementondersteuner?
“Het secretariaat is een veelzijdige plek, waarin je veel contact hebt met collega’s en je iedere keer weer een puzzel mag leggen om alles passend te krijgen.”
Je ondersteunt het management van de directie op secretarieel gebied waarbij agendabeheer je hoofdtaak is. Jij draagt vooral zorg voor de agenda van de directeur en die is uitdagend. Je krijgt te maken met verschillende partijen waarmee je overleggen moet organiseren en er zijn altijd spoedafspraken die tussendoor komen. Hoewel jij je niet hoeft te bemoeien met de inhoud, weet je genoeg om op organisatorisch vlak knopen door te hakken. Jij weet wat belangrijk is en wat kan wachten. En kijkt waar nodig vooruit.
Andere taken waarmee je bezig bent, zijn: offertes opvragen, vergaderfaciliteiten regelen en het inkopen van kantoorartikelen. Ook beheer je brieven- en stukkenstromen. Je controleert stukken en nota’s van medewerkers van de directie en zorgt ervoor dat ze netjes en volgens afspraak in de systemen komen. Daarnaast speel je een belangrijke rol in documentmanagement en archivering.
Het secretariaat bestaat, met jou, uit vier collega’s. De managementondersteuners hebben elk de verantwoordelijkheid voor hun eigen manager(s) of de directeur IZB, maar kijken ook waar ze de andere medewerkers van de directie kunnen ondersteunen. Voor jou is het agendabeheer voor de directeur prioriteit, maar in dit compacte team spring je ook altijd bij als een collega te veel werk heeft. Daarnaast vervang je elkaar bij verlof of ziekte. Het secretariaat werkt daarom vanuit een gezamenlijke mailbox, zodat er goed zicht is op de totale hoeveelheid werk en zo nodig werk van elkaar kan worden overgenomen. Collegialiteit, gelijkwaardigheid en waardering vinden we belangrijk. Dat merk je in de omgang met elkaar. We werken je goed in, waarbij je de eerste weken meeloopt met een directe collega. We leren je hoe de organisatie in elkaar zit, wie je waarvoor inschakelt en hoe de processen en systemen werken.