Als managementondersteuner ondersteun je met name het managementteam (MT) van de Directie Internationaal Ondernemen (DIO), werkzaamheden zijn o.a. beheer agenda MT-lid/leden DIO; tijdsplanning en maken van afspraken; plannen en organiseren van dienstreizen; afstemmen agenda met die van andere MT leden (en bewindspersonen); met hierbij voortdurende toetsing op prioriteitsstelling. Ook ondersteun je de directie met algemene werkzaamheden, te denken valt aan: behandelen mail in de directie postbus; beheer ziek- en betermeldingen; ophalen en wegbrengen bezoekers; inkoop (o.a. bloemen, cadeaus); beheer poststroom/e-mails op wijze van afdoening, prioriteit, voortgang en procedurele correctheid; behandelen van uitnodigingen; opstellen bedankbrieven; afdoen van telefoongesprekken; verrichten van routinematige correspondentie en ondersteuning bij samenstellen en (digitaal) verspreiden vergaderstukken en/of dossiers (vaak via de digitale samenwerkingsruimte). Verder ondersteun je één of meer clusters binnen de directie o.a. voor wat betreft stukkenstroom en advisering medewerkers bij bedrijfsvoeringvragen. Bij alle werkzaamheden wordt een proactieve houding en meedenken op prijs gesteld. Binnen het secretariaat wordt actief samengewerkt, afstemmen en vervangen waar nodig bij afwezigheid is standaard. Dit vereist flexibiliteit en teamspirit.
Managementondersteuner bij de Directie Internationaal Ondernemen (DIO) s7
Ministerie van Buitenlandse Zaken- Voor de functie is niet per se een opleiding tot secretaresse vereist, maar minimaal 4 jaar ervaring als managementondersteuner is vereist;
- Kennis van secretarieel beheer en algemeen secretarieel- administratieve procedures en voorschriften alsmede MS-office;
- Kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden, ambassades, andere ministeries, branchevereningen en RVO, waar veel mee wordt samengewerkt;
- In staat zijn om in een korte periode kennis op te doen van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
- Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift, niveau C1; en (conversatie en in woord en geschrift) van de Engelse taal, niveau B1 en ontwikkelbaar naar niveau B2;
- Kennis van een tweede vreemde taal is een pre.
- Salarisniveau schaal 7
- Maandsalaris Min €3.016 – Max. €3.879 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur 12 maanden
- Maximaal aantal uren per week 36
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
- We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.
- De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een selectieassessment. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
- De selectiegesprekken vinden plaats in april 2025.
Meer over de functiegroep Managementondersteuner
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Meer over jouw toekomstige afdeling
Het werk wordt verricht op het secretariaat (team van 4 medewerkers) van DIO (Directie Internationaal Ondernemen). DIO is een economische directie die als hoofdopdracht heeft het internationale verdienvermogen van Nederland duurzaam te versterken en bedrijven hierin te ondersteunen. Het Nederlandse bedrijfsleven, incl. het MKB, heeft een sterk verdienvermogen in de wereld van vandaag en morgen. Doordat wij vanuit de kracht van diplomatie economische belangen behartigen en als strategisch regisseur proactief publieke én private stakeholders verbinden. Dit doen we door in te zetten op toegang tot financiering, netwerken, kennis en informatie en waar nodig belangenbehartiging. Wij werken daarbij nauw samen met het postennetwerk, (regio)directies binnen BZ, RVO, andere departementen, maar ook een breed scala aan private partijen en branche organisaties. De directie richt zich vooral op de top 25 buitenlandse markten waar het verdienvermogen van het Koninkrijk het grootst is en (samen met collega’s van DGIS) op de combinatielanden. Daarnaast kent DIO een thematische focus op: 1. publiek-private samenwerking, 2, financieren en verzekeren, 3. duurzame verdienkansen, 4. digitale verdienkansen en economische weerbaarheid en 5. strategie handelsbevordering. DIO wil een directie zijn waar medewerkers zich prettig, veilig en verantwoordelijk voelen. Er is volop ruimte voor eigen en nieuwe initiatieven, passend binnen de strategische doelstelling waar iedereen van DIO zich aan committeert. Er een actieve groep collega’s die zowel hei- als teambuildingssessies organiseert als ludieke activiteiten om de sociale cohesie van de directie nog verder te vergroten.
Ministerie van Buitenlandse Zaken
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingshulp, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.
Diversiteit en Inclusie
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. En door een werkcultuur te scheppen waar iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in, onder meer, leeftijd, gender(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)beperking, kennis en competenties.
Stel gerust je vraag
Meer informatie over deze vacature
Meer informatie over de sollicitatieprocedure
Solliciteren?
Ministerie van Buitenlandse Zaken nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.