3 redenen waarom dit jouw baan is
- Omdat je een teamspeler bent die bijdraagt aan gezamenlijke doelen. Je doet het samen!
- Omdat jij je hoofd koelt houdt bij tegenslag of tijdsdruk. Jij laat je niet gek maken!
- Omdat jij verandering durft aan te brengen in jouw prioriteiten. Improviseren en experimenteren vind je leuk.
Jij doet het
Als managementondersteuner ben jij verantwoordelijk voor de volledige secretariële, logistieke en administratieve ondersteuning van de afdeling Wapenbeheersing en Ontwapening.
Samen met 5 collega’s ben jij het kloppend hart van de directie.
Wat ga je doen?
Denk hierbij aan:
- Beheren van agenda’s, waarbij je zorgt dat afspraken efficiënt op elkaar aansluiten.
- Beheren van de mailboxen, waarbij je zelfstandig vragen kunt afhandelen of zorgt voor een goede doorgeleiding van de berichten. Dat doe je ook bij het afhandelen van telefoontjes en afspraken.
- Organiseren van vergaderingen en de verslaglegging hiervan. Uiteraard zorg je ervoor dat dat daarbij de bijbehorende stukken aanwezig zijn (inclusief accreditaties).
- (Mede)organiseren van evenementen: naamkaartjes, locatie boeken, uitnodigingen versturen etc.
- Kennis hebben (op hoofdlijnen) van wat er speelt op dossiers van verschillende medewerkers.
- Boeken van dienstreizen.
Dit is geen uitputtende lijst. Je krijgt de vrijheid om taken die je goed liggen op te pakken, je maakt keuzes en handelt ernaar. Hybride werken behoort tot de mogelijkheid.
Werk je graag iets minder uren? Dan behoort 32 uur werken tot de mogelijkheid.
Een dag uit leven van managementondersteuner bij de DVB/WO:
Als ik arriveer op kantoor, neem ik een kop koffie en wordt de laptop opengeklapt.
Terwijl ik de agenda check van mijn afdelingshoofd en de dienst mailbox doorneem, groet ik de collega’s die binnenkomen. Sommige collega’s maken even een praatje of hebben gelijk een vraag.
Het is 08:55 en over 5 minuten begint het afdelingsoverleg. Ik loop naar de vergaderzaal om te controleren of deze in orde is. Ondertussen kom ik een van de cluster coördinatoren tegen die vraagt of ik een selectiegesprek wil verzetten en benieuwd is naar het programma van de heidag.
De Save the Date staat in zijn agenda zegt hij! Leuk hij heeft er zin in.
Ik ben weer terug bij mijn bureau en begin met de mailtjes die prioriteit hebben.
De contactpersoon van de heidag locatie heeft ook gemaild met een superleuk dagprogramma.
Heel fijn, dit ga ik bespreken vanmiddag met het afdelingshoofd. Binnenkort ga ik langs op locatie om het definitieve programma met ze door te nemen.
Het is inmiddels tijd voor het wekelijks secretariaatsoverleg en een medewerker vraagt nog snel naar het reserveren van een vergaderzaaltje. Mijn collega management ondersteuner neemt het van mij over, zodat ik voor ons kan inbellen. Nadat de belangrijke werkzaken zijn besproken en de datum is geprikt voor de Sint-surprise middag met elkaar, ga ik met collega’s naar buiten om een broodje te halen voor de lunch. Zo weer energie voor de middag!
Er moeten gasten worden opgehaald beneden bij de receptie voor de vergadering die over 30 minuten begint. Niet vergeten om de kar met koffie en thee in de vergaderzaal te zetten. Ook controleer ik of de stukken voor de vergadering in orde zijn, voordat het geprint kan worden. Een medewerker vraagt om nieuwe nietjes. Dat kan ik mooi combineren met het halen van de prints.
Het is tijd voor een kop thee met het afdelingshoofd om de agenda en de team building dag door te bespreken. Dat doen we in de koffiebar op de 4e etage. Kan ik daarna gelijk de post ophalen bij de postkamer. Terug gekomen bij mijn bureau boek ik de vlucht en hotel voor mijn afdelingshoofd voor de dienstreis over 2 weken, zoals besproken tijdens de koffie date. Daarna neem ik de mails door, maak ik mijn to do lijst voor de volgende dag en sluit mijn laptop af. Ik wens mijn collega’s een fijne avond, de werkdag is voorbij gevlogen!