‘’Als secretaresse bij de Oostvaarskliniek ben je een spin in het web. Het is dankbaar werk, geen enkele dag is hetzelfde en je werkzaamheden zijn enorm divers.’’ Anne, managementondersteuner!
Ben jij een proactieve en klantgerichte professional die graag het verschil maakt? Als managementondersteuner ben jij de drijvende kracht achter de secretariële en administratieve ondersteuning van onze directie. Je ondersteunt vier managementteamleden, waarbij jouw inzet bijdraagt aan een soepel lopende organisatie.
In deze functie werk je binnen het secretariaat van de afdeling Behandel- en Managementondersteuning (BMO) en rapporteer je aan het afdelingshoofd Ondersteunende Diensten. Samen met een directieondersteuner en nog een managementondersteuner vorm je een hecht team waarin samenwerking en flexibiliteit centraal staan. Als secretariaat heb je samen een cruciale rol in de brede ondersteuning van directieleden, het managementteam en de organisatie als geheel.
Wat ga je doen?
Het is 08.30 uur als je het kantoor binnenstapt. Met een verse kop koffie start je je computer op en duik je als eerste in de agenda’s van het managementteam. Jij bent de spin in het web – je ziet direct of er knelpunten zijn, schakelt waar nodig en zorgt dat de dag van jouw MT-leden soepel verloopt. Soms betekent dat: de hele agenda omgooien omdat er iets onverwachts speelt. Maar juist dat maakt jouw werk zo afwisselend.
Tussen het plannen en schuiven door houd je scherp toezicht op de gezamenlijke mailbox. Een bos bloemen bestellen? Een externe vergaderlocatie regelen? Of een verzorgde lunch organiseren? Jij draait je hand er niet voor om.
Daarnaast ontvang je met flair bezoekers, beantwoord je telefoontjes en onderhoud je contact met andere ondersteuners, collega’s en externe partijen. Je schakelt snel, denkt mee en houdt altijd het overzicht.
Geen dag is hetzelfde – en precies dat maakt het werk zo leuk.
Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en neemt uiteenlopende taken op je:
Agendabeheer & coördinatie
- Beheren van complexe agenda’s van de MT-leden en signaleren van knelpunten.
- Plannen en organiseren van vergaderingen, inclusief voorbereiding en verslaglegging.
Communicatie & correspondentie
- Opstellen en verzorgen van correspondentie en brieven.
- Filteren en afhandelen van binnenkomende telefoongesprekken.
- Ontvangen en introduceren van bezoekers.
Organisatie & ondersteuning
- Beheren en bijhouden van werk- en vergaderdossiers, zowel digitaal als fysiek.
- Verwerken en archiveren van post en vertrouwelijke stukken met oog voor detail en urgentie.
- Fungeren als schakel tussen de directie, het managementteam en externe relaties.
- Ondersteunen bij het organiseren van projecten, bijeenkomsten en evenementen zoals open dagen.
Daarnaast signaleer jij potentiële knelpunten en bespreekt dit met het afdelingshoofd. Zowel intern als op externe locaties boek jij vergaderzalen en bestel je bloemen en fruitmanden voor speciale gelegenheden. Je vervangt en ondersteunt collega’s binnen het secretariaat waar nodig.