‘’Als secretaresse bij de Oostvaarskliniek ben je een spin in het web. Het is dankbaar werk, geen enkele dag is hetzelfde en je werkzaamheden zijn enorm divers.’’ Anne, managementondersteuner.
Ben jij een proactieve en klantgerichte professional die graag het verschil maakt? Als managementondersteuner ben jij de drijvende kracht achter de secretariële en administratieve ondersteuning van onze directie. Je ondersteunt vier managementteamleden, waarbij jouw inzet bijdraagt aan een soepel lopende organisatie.
In deze functie werk je binnen het secretariaat van de afdeling Behandel- en Managementondersteuning (BMO) en rapporteer je aan het afdelingshoofd Ondersteunende Diensten. Samen met een directieondersteuner en nog een managementondersteuner vorm je een hecht team waarin samenwerking en flexibiliteit centraal staan. Als secretariaat heb je samen een cruciale rol in de brede ondersteuning van directieleden, het managementteam en de organisatie als geheel.
Wat ga je doen?
Geen dag is hetzelfde!
Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en neemt uiteenlopende taken op je:
- Agendabeheer & coördinatie
- Beheren van complexe agenda’s van de MT-leden en signaleren van knelpunten.
- Plannen en organiseren van vergaderingen, inclusief voorbereiding en verslaglegging.
- Communicatie & correspondentie.
- Opstellen en verzorgen van correspondentie en brieven.
- Filteren en afhandelen van binnenkomende telefoongesprekken.
- Ontvangen en introduceren van bezoekers.
- Organisatie & ondersteuning
- Beheren en bijhouden van werk- en vergaderdossiers, zowel digitaal als fysiek.
- Verwerken en archiveren van post en vertrouwelijke stukken met oog voor detail en urgentie.
- Fungeren als schakel tussen de directie, het managementteam en externe relaties.
- Ondersteunen bij het organiseren van projecten, bijeenkomsten en evenementen zoals open dagen.
Daarnaast signaleer jij potentiële knelpunten en bespreekt dit met het afdelingshoofd. Zowel intern als op externe locaties boek jij vergaderzalen en bestel je bloemen en fruitmanden voor speciale gelegenheden. Je vervangt en ondersteunt collega’s binnen het secretariaat waar nodig.