Wat ga je doen?
Jouw rol is het organiseren, plannen, bewaken en voorbereiden van werkzaamheden voor het management van de directie Infrastructuur. De directie kent zeven managers en jij biedt de ondersteuning aan de managers van de teams Vervoer & Ruimtevaart en Omroep.
Daarnaast ben je inzetbaar in de ondersteuning van de andere managers binnen de directie Infrastructuur en pak je directiebrede ondersteunende werkzaamheden op. Je weet hierin de juiste prioriteiten te stellen. Je beheert de agenda van de manager(s) aan wie je ondersteuning geeft en maakt en organiseert afspraken.
Verder verzorg je de poststromen, bereid je correspondentie voor en beheer je het archief. Je organiseert en notuleert diverse overleggen en treedt op als vraagbaak tussen medewerkers en hun manager. Je regelt de voorbereiding en begeleiding van bezoekers en organiseert kleine en grotere bijeenkomsten. Je bewaakt afgesproken procedures en signaleert knelpunten. Als managementondersteuner voer je niet rechtlijnig de bovengenoemde taken uit maar ben je proactief en denk je actief mee met de uitdagingen die de manager heeft. Je werkt nauw samen met de andere twee managementondersteuners binnen de directie, waarbij de ondersteuner van de directeur waar nodig de werkzaamheden coördineert en het voortouw neemt in jullie onderlinge samenwerking. Op het secretariaat vang je elkaars werkzaamheden op (bijvoorbeeld tijdens vakantie) en spring je voor elkaar in bij piekdrukte. Je standplaats is Groningen maar we verwachten je aanwezigheid ook regelmatig op onze locatie in Amersfoort.