Ben jij op zoek naar een betekenisvolle baan, midden in de dynamiek van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)?
Als managementondersteuner van de directeur Centrum Infectieziektenbestrijding (CIb) heb jij een centrale plek in de organisatie. Je bent de regisseur van de werklast voor je directeur, je fungeert als vraagbaak voor veel collega’s en je vormt de eerste connectie voor partners van zowel binnen als buiten het RIVM. Kortom een belangrijke spilfunctie waarin je je volop verder kunt ontwikkelen. Spreekt je dit aan? lees dan vooral verder!
Wat is het Centrum Infectieziektebestrijding
Het Centrum Infectieziektebestrijding is onderdeel van het RIVM en heeft als taak om de preventie en bestrijding van infectieziekten in Nederland optimaal te laten verlopen. Het gaat om een effectieve preventie, hoge waakzaamheid en snelle reactie in het geval van een uitbraak van een infectieziekte. Zo levert het RIVM een belangrijke bijdrage aan de volksgezondheid op het gebied van infectieziekten, in samenwerking met organisaties uit binnen- en buitenland. Het CIb bestaat uit 5 centra en heeft in totaal ca. 600 medewerkers. De directeur CIb maakt deel uit van de Directieraad van het RIVM, samen verantwoordelijk voor de aansturing van het hele RIVM.
Wat ga jij doen
Als managementondersteuner op het secretariaat van de directeur CIb lever je een belangrijke bijdrage aan de effectiviteit van de directeur CIb en zijn werkzaamheden. Je hebt een leuke, dynamische functie binnen het CIb, met heel gevarieerde taken en verantwoordelijkheden. Geen dag is hetzelfde. Je werkt nauw samen met de andere managementondersteuner van de directeur CIb, met wie je samen het secretariaat runt en elkaar vervangt in voorkomende gevallen. Daarnaast heb je ook een nauwe samenwerking met het team van adviseurs van de directeur én met de secretariaten van de vijf centra binnen het CIb-domein. Je bent een vraagbaak, primair voor de directeur, maar ook voor vele anderen.
Je zorgt in afstemming met de directeur en zijn adviseurs nauwkeurig voor de opvolging van uitgezette acties en bewaakt deadlines. Je bent dienstverlenend maar ook kritisch en assertief als er ingegrepen dient te worden, een echte poortwachter. Je kunt goed met vertrouwelijke informatie omgaan.
Je coördineert alle informatiestromen en processen en faciliteert de directeur CIb zo praktisch mogelijk. Je bent naast zijn ondersteuner ook een sparringpartner en vertrouweling voor hem. Je denkt vooruit, bent op de hoogte van wat er speelt en kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden.
Je bent gewend aan complex agendabeheer, je schrikt niet van wijzigingen op het laatste moment, en je functioneert ook in hectische omstandigheden goed. Ben jij degene die in een storm van deadlines en vergaderingen het overzicht houdt en stevig overeind blijft? Dan zijn we op zoek naar jou!
Wat zijn je belangrijkste werkzaamheden en taken
- Beheer van de complexe agenda en mailbox van de directeur CIb
- Organiseren van kleine tot grote in- en externe bijeenkomsten.
- Coördineren van informatiestromen waarbij je verbanden legt, prioriteiten stelt, consequenties/belangen afweegt en knelpunten signaleert.
- Redigeren en verzorgen van correspondentie (gegevens verzamelen, inventariseren en verwerken, archiveren).
- Actief deelnemen aan het overleg van het management team CIb, bijvoorbeeld in de voorbereiding en afronding.