Word jij blij van hectiek en is plannen en organiseren jouw tweede natuur? Zoek jij een functie binnen een politieke en ambtelijke werkomgeving waar geen dag hetzelfde is en géén 9 tot 5 baan? Wij zijn op zoek naar een enthousiaste managementondersteuner voor de (plaatsvervangend) directeur-generaal van de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD).
De functie van managementondersteuner is onmisbaar bij de AIVD. Je bent verantwoordelijk voor het toezien op de uitvoering van het dagprogramma van de (plaatsvervangend) directeur- generaal, waarbij jij inspeelt op onverwachte verzoeken en veranderingen. Je zorgt ervoor dat de werkzaamheden van de (P)DG op rolletjes lopen en anticipeert op alles wat daarbij komt kijken. Je werkt nauw samen met de andere managementondersteuners van het secretariaat, waardoor je onderdeel bent van een collegiaal team. Je bent hét aanspreekpunt voor je AIVD-collega’s en externe relaties van de dienstleiding.
Daarnaast bestaan jouw taken uit:
Complex agendabeheer.
Afhandeling van post- en e-mail verkeer.
Proactief inspelen op interne en externe overleggen.
Bewaken van de tijdige afdoening en opvolging van notities en memo's.
Zorgvuldig en integer omgaan met gerubriceerde informatie.
Tijdig afhandelen van actiepunten en afgesproken termijnen.
Prioriteiten stellen in het werkaanbod van de (plaatsvervangende) DG.
Samenwerking met de chauffeurs van de dienst, interne en externe managementondersteuners.
Jij krijgt er energie van om zelfstandig problemen die zich voordoen op te lossen. Je hebt hierbij, gerelateerd aan de functie, ook oog voor politieke gevoeligheden en deadlines. In het belang van de nauwe samenwerking die je hebt met de (plaatsvervangend) directeur- generaal, werk je altijd real life op kantoor. Daardoor is het, naast de hectiek van de functie, belangrijk om een goede werk- privébalans te hebben.