Wij zoeken ondersteuning voor bedrijfsvoeringswerkzaamheden in de staf van de COID. Een enthousiaste aanpakker, die initiatief durft te nemen en zelfstandig kan werken.
Hou jij van plannen en organiseren en ben je communicatief vaardig en servicegericht?. Dan is dit je kans.
Het takenpakket bestaat uit:
- voorbereiden van en ondersteuning tijdens COID-dagen en andere evenementen; zoals reserveren vergaderzalen/locaties, bestellen maaltijden, vergaderkoffie en uitnodigen en begeleiden van gastsprekers;
- voorraadbeheer folders, kantoorartikelen; beheren en verstrekken ICT-middelen;
- opmaken ATB’s en de procesbewaking;
- beheer, onderhouden en vernieuwen Intra- en internetside en de Samenwerkende Ruimtes (SWR’s);
- beheer mailbox bedrijfsvoering en secretariaat;
- postafhandeling en -verzending;
- behandelen van in- en uitgaande post in X-postWeb;
- samenstellen van informatiepakketten t.b.v. in- externe ketenpartners.
Het werk is afwisselend met veel contacten, zoals Komfort, servicebalies, contactpersonen bij de Bestuursstaf en andere defensieonderdelen. Je werkt nauw samen met de met de Senior medewerker Bedrijfsvoering en de secretaresse van de D-COID.
Gewenste kennis en/of ervaring met Tridion, Excel, PowerPoint, Word, MS-Teams, Digi-On, X-postWeb, SWR/Sharepoint of ATB op Sharepoint.
Bedrijfsvoering is volop in ontwikkeling, de werkzaamheden zoals hierboven beschreven zijn een richtlijn, hier kan vanaf worden geweken als de omstandigheden dit vragen.
Bel vooral even met de vacaturehouder om aanvullende informatie te krijgen.
Functionaris is belast met de administratieve en logistieke werkzaamheden behorende bij de medewerker Bedrijfsvoering.