Ga er maar aan staan: 127 vastgoedcomplexen, met ruim 3.800 gebouwen en ruim 60 verschillende functies, waarop 90.000 maatregelen moeten worden genomen. Van kantoor en vliegtuigstalling tot bunkers en opslag. Een programma met een financiële omvang tussen 600 miljoen en 1,2 miljard euro. En een uitdagende tijdsdruk, want Defensie wil voor 2030 gereed zijn.
Defensie gaat versneld investeren in het eigen vastgoed. Zowel om te zorgen dat alles veilig en up-to-date is, als om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen op het gebied van duurzaamheid. En het Rijksvastgoedbedrijf is verantwoordelijk voor de realisatie. Zo wordt de Erkende Maatregelenlijst (EML) voor verduurzaming uitgerold. En alle kantoorpanden moeten minimaal voldoen aan energielabel C. Een enorme opgave die vraagt om slimme en innovatieve oplossingen.
Voor het programma wordt een organisatie opgetuigd van meer dan 80 medewerkers. Van projectleiders en juristen tot inkopers, technische- en vastgoedinformatiespecialisten. Om zo efficiënt mogelijk te werken is hun aanpak er een volgens de LEAN-principes. Het programma biedt een unieke uitdaging op het gebied van vastgoedbeheer, duurzaamheid en programmamanagement binnen een complexe overheidsorganisatie.
En voor dit programma zijn wij op zoek naar jou, een programmamedewerker met handson-mentaliteit. “Als programmamedewerker ben je veel meer dan een administratieve kracht”, vertelt Rob Hakstege, Programmamanager Erkende maatregelen en label C. “Je bent een onmisbare schakel in het programmateam. Jij houdt overzicht, bewaakt afspraken en zorgt dat iedereen zijn werk kan doen. Van het voorbereiden van vergaderingen tot het vastleggen van financiële verplichtingen en het bedenken van slimme werkstromen voor documentbeheer – jouw werk raakt alle aspecten van een programma.
Je ondersteunt meerdere programmateams die werken aan uitdagende projecten met een miljoenenomvang. Denk aan het vervangen van alle brandmeldinstallaties bij Defensie of het plaatsen van laadpalen bij Rijksgebouwen en Defensie.
“Daarnaast ben je een waardevolle sparringpartner voor collega’s. Je bent scherp op deadlines, bewaakt de voortgang en durft waar nodig anderen aan te spreken. Tegelijkertijd werk je vanuit een dienstverlenende houding en denk je mee over verbeteringen. Samen met jouw team ondersteuners maak je deel uit van een dynamische omgeving waarin samenwerking en flexibiliteit centraal staan. Kortom, een rol waarin je écht het verschil maakt”, vervolgt Rob.
Wat houdt de functie van projectondersteuner verder in:
- Je zorgt voor de adequate administratieve en financiële vastlegging en afhandeling bij inkoopopdrachten. Hierbij werk je volgens de actuele regelgeving en procedures.
- Je onderneemt actie indien nodig om de opdracht tijdig te verstrekken. Je bewaakt het
projectbudget en werkt daarbij nauw samen met de projectadministrateur. - Ook ben je verantwoordelijk voor het opzetten en actualiseren van de projectarchieven.
- Je biedt ondersteuning rondom verwerving, (her)ontwikkeling, realisatie, beheer, onderhoud, instandhouding en afstoting van rijks vastgoed en -infrastructuur.
- Je controleert de geboekte uren van het projectteam en je ontlast projectleiders door toe te zien op tijdige en adequate uitvoering van werkzaamheden. Een knelpunt in bijvoorbeeld de planning of de financiën? Dan ben je de eerste die dit ziet. Het spreekt voor zich dat je ook meteen de oplossing paraat hebt.
Bij het vastleggen en afhandelen van de administratie van projecten volg je uiteraard de regels, zoals de Europese Aanbestedingswet. Ook houd je je aan de interne inkooprichtlijnen en -procedures. Tegelijkertijd laat je je niet beperken door bureaucratie en denk je in kansen en pragmatische oplossingen. Projectleiders kunnen rekenen op jouw eerlijke en goed onderbouwde mening. Zie je dat zij bepaalde registratie- of afhandelingseisen niet nakomen? Dan deins je er niet voor terug aan de bel te trekken.
Meer weten?
Nieuwsgierig geworden door deze vacaturetekst, maar wil je inhoudelijk nog wat meer informatie over deze functie van programmamedewerker ? Bel of app dan met Rob via 06-21 22 83 39 of Tessa via 06-15 09 89 04.