Ben jij een kei in communiceren, organiseren en coördineren? Krijg jij energie van afwisselende werkzaamheden en lijkt het je leuk om te werken voor verschillende projectleiders in een gezellig programmateam? Dan komen we graag met jou in contact!
In 2023 is de Inspectie van het Onderwijs gestart met de verbetering van het plannings- en capaciteitsproces. De implementatie van de verbeteracties is inmiddels gestart, er is een programma ingericht waarbinnen projectgroepen werken aan de verbeteracties en de voorbereiding op en aanschaf van nieuwe ondersteunende software. Het programma staat onder leiding van een programmamanager en wordt aangestuurd door een stuurgroep.
Voor de ondersteuning van de programmamanager en de projectleiders van het programma planning en capaciteit zijn we op zoek naar een programmaondersteuner. Het betreft een tijdelijke functie voor de duur van 1 jaar.
Wat ga je doen als programmaondersteuner?
De programmaondersteuner ondersteunt de programmamanager en de projectleiders in dagelijkse programma-werkzaamheden. De secretaris is betrokken bij de inhoud van het programma en heeft een actieve rol in het betrekken van alle stakeholders. Daarnaast zorgt de secretaris voor een ‘basis op orde’ als het gaat om alle administratieve zaken.
De programmaondersteuner zal de volgende werkzaamheden gaan uitvoeren:
- Organisatie, voorbereiding en verslaglegging/bijhouden actiepunten en besluiten van bijeenkomsten, overleggen en workshops; zoals de project overleggen etc.
- Coördinatie en ondersteuning bij de voorbereiding van het stuurgroep-overleg en het centrale plannersoverleg, door onder andere zorg dragen voor tijdige verzending van de benodigde stukken en het redigeren ervan.
- Nieuwsberichten opstellen aan de hand van input van projectleden
- Bijhouden, monitoren en ‘najagen’ van acties - zorgdragen dat deadlines worden gehaald;
- Beheer van programmadocumenten zoals agenda’s, verslagen, voorstellen, besluiten, planning en risicolijst t.b.v. een goede programmahygiëne.
- Het agendabeheer voor de programmamanager;
- Overige administratieve ondersteuning van het programma.