Als secretaresse voer je administratieve en organisatorische werkzaamheden uit ten behoeve van primair het management en als het nodig is voor de directieleden.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- correspondentie vanuit het management; mailbox proactief scannen en op eigen initiatief zaken oppakken/afhandelen
- agendabeheer; afspraken plannen en contacten onderhouden t.b.v. van deze afspraken voor het management met zowel externe partijen als collega’s en termijnbewaking hierin
- ondersteuning bij overleggen; voorbereiden en verspreiden agenda en stukken, notuleren en ad-hoc overige overleggen overnemen van collega’s
- eenvoudige taken in geautomatiseerde systemen - Personele zaken verwerken; ziek- en herstelmeldingen, plannen functioneringsgesprekken, algemene vragen/verzoeken medewerkers beantwoorden en afhandelen, faciliteiten medewerkers aanvragen, sollicitatiegesprekken en arbeidsvoorwaardengesprekken plannen, verwerken nieuwe aanstellingen, inwerkprogramma’s samenstellen, inkoopaanvragen nieuw personeel verwerken, verwerken en archiveren personeelsdocumenten, opdrachten/ taken afhandelen in P-Direkt, waaronder ook zaken met betrekking tot langdurig ziekteverzuim medewerkers/re-integratie (afspraken bedrijfsarts plannen, aanvragen naar UWV)
- algemene ondersteuning t.b.v. het directiesecretariaat (o.a. opstellen, archivering en verzending van officiële correspondentie)
Wat wij verwachten:
Je vindt het leuk om in een hectische omgeving zaken te organiseren en te regelen en houdt de voortgang van de werkzaamheden correct bij. Je faciliteert op organisatorisch niveau de leidinggevende bij het uitoefenen van zijn of haar werkzaamheden. Je bent proactief en je bent niet bang om zelf zaken op te pakken en knopen door te hakken. Daarnaast ben je communicatief vaardig en schrikt een directe communicatiestijl je niet af.