Wat doet een Secretaresse van de Landelijke Staf Organisatie (afgekort LSO)?
Ben jij klaar om het kloppende hart te zijn van de Landelijke Staf Organisatie (LSO)? Samen met je collega-secretaresses zijn jullie de spil die de teams verbindt en ondersteunt.
Je ondersteunt de teams op administratief gebied en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je hebt een scherp overzicht en weet precies hoe je verschillende taken moet plannen en organiseren. Jouw focus ligt op de ondersteuning van het team recruitment. Je speelt een cruciale rol in zowel het recruitmentproces als het secretariaat.
Jouw takenpakket is veelzijdig en uitdagend en bestaat uit secretariële werkzaamheden voor het recruitmentteam (4 personen) en voor de teams van de Landelijke Staf Organisatie (20 teams). Dit doe je samen met een collega, dus elkaar informeren over de lopende of afgehandelde zaken is belangrijk.
Je vindt het leuk om sollicitanten te bellen, omdat jij ze het goede nieuws mag brengen dat we ze graag uitnodigen voor een gesprek! Daarna regel je alle zaken eromheen, zoals afspraken inplannen, uitnodigen versturen, Teams link aanmaken, ruimte reserveren en je informeert alle betrokkenen. Jij bent de eerste contactpersoon voor onze sollicitanten en je heet ze dan ook van harte welkom als ze bij ons op gesprek komen.
Voordat we aan tafel zitten met sollicitanten, moet er natuurlijk eerst geworven worden. Aan jou de taak om deze vacatures in het recruitmentsysteem te plaatsen, waarbij je ervoor zorgt dat alle details kloppen: van salaris tot functiegroepen en sluitingsdata van vacatures. Als de recruiter een selectie heeft gemaakt van de uit te nodigen kandidaten, zorg je dat andere kandidaten een mail ontvangen dat wij een andere keuze hebben gemaakt.
Daarnaast ondersteun je het secretariaat en de diverse LSO-teams met uiteenlopende werkzaamheden, zoals het beheren van agenda’s, het organiseren van meetings en events, het verwelkomen van gasten en nieuwe collega’s, je plant afspraken in, dus je zorgt voor een vlotte administratieve afhandeling van allerlei zaken en processen. Jij houdt het allemaal bij elkaar!
Kortom: een veelzijdige en dynamische functie waarbij je onderdeel bent van een hecht team van secretaresses!