Ben jij iemand die een kei is in plannen en organiseren en weet jij als geen ander hoe je overzicht moet bewaren bij belangrijke overleggen? Dan is werken bij de AIVD als secretaris misschien wel iets voor jou!
In het hart van de AIVD ontwikkel jij een brede kijk op de organisatie en bouw jij een breed netwerk op. Jij vervult een belangrijke rol voor het managementteam (MT) van de AIVD bij hun besluitvorming en bent als secretaris een spil tussen het MT en andere onderdelen van AIVD. Je overlegt en stemt af wat wanneer in welk intern overleg voorbesproken of besloten moet worden voordat het naar het MT gaat en bent scherp op de kwaliteit van de te behandelen documenten. Je houdt zicht op de complete voorbereiding, stuurt scherp op de agenda vorming, coördineert de stukkenstroom van deze overleggen en bespreek je met directeur generaal (DG) en plaatsvervangend directeur generaal (PDG) de MT agenda. Je hebt contact met de directeuren en collega-stafafdelingen. Je kunt snel schakelen tussen operationele, strategische en bedrijfsvoerings onderwerpen en stelt daarin de juiste prioriteiten. Ook zorg je voor verslaglegging van besluiten, administratieve terugvindbaarheid en bekendheid van interne overleggen bij de organisatie. Kortom je bent de verbindende secretaris van het overleg.
Elke secretaris bij Bureau MT is verantwoordelijk voor een eigen aandachtsgebied en is achtervang voor de andere aandachtsgebieden. Onderling stemmen de secretarissen voortdurend af en dragen tezamen bij aan goede MT ondersteuning bij de diverse overleggen. Om de integrale voorbereiding van besluiten te borgen zijn er vier thematische beleidstafels. Als secretaris word jij verantwoordelijk voor één van deze beleidstafels. Dit doe je samen met de tafelvoorzitter, een verkozen hoofd uit de organisatie. Zo maak je voor een deel van de onderwerpen een belangrijk deel van het besluitvormingstraject mee.
Bureau MT draait tevens mee in het samenwerkingsbureau AIVD-MIVD waarin de structurele gezamenlijke management overleggen op het hoogste niveau van de diensten integraal worden voorbereid. De secretarissen van het samenwerkingsbureau zijn samen met collega’s van de MIVD verantwoordelijk voor het aanjagen van de samenwerking tussen de twee diensten, het beheer van de samenwerkingsagenda AIVD-MIVD en het coördineren en bewaken van integraliteit tussen de besluitvorming bij de diensten. Je werkt mee aan het verbeteren van de gezamenlijke sturing van AIVD en MIVD.